Wat eventmanagers van bruiloften kunnen leren

Bruiloften worden met heel veel zorg en aandacht georganiseerd. Wat kunnen eventmanagers van zakelijke evenementen daarvan leren?

Evenementen en bruiloften hebben veel met elkaar gemeen. Toch denk ik dat we als eventmanagers veel van bruiloften kunnen leren. Daar wordt met zoveel zorg en aandacht een prachtige dag neergezet. Misschien wel meer dan een gemiddeld zakelijk evenement.

Natuurlijk is wordt er bij een bruiloft alles uit de kast gehaald voor die ene mooie dag en speelt emotie ook een belangrijke rol. Iedereen is al vol spanning en enthousiasme voor de grote dag überhaupt is aangebroken.

Hoe kunnen wij als eventmanager, van soms wel hele zakelijke evenementen, het toch net even wat specialer maken? Hieronder een aantal ideeën.

De mooiste uitnodigingen

De trouwkaart is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de communicatie voor een bruiloft. Deze worden dan ook zorgvuldig ontworpen. Een uitnodiging in je brievenbus ontvangen is sowieso altijd net even wat leuker en opvallender dan in je brievenbus. Een ander groot verschil is natuurlijk dat je bij zakelijke evenementen iets meer uit de kast moet halen om mensen te overtuigen naar jouw evenement te komen en er misschien zelfs wel een kaartje voor te kopen. Terwijl er al zoveel evenementen zijn.

Met een saaie mailing kom je dus niet weg. En met veel roeptoeteren online ook niet. Als je de uitnodigingen net wat creatiever aanpakt, dan kost het wat meer tijd en moeite, maar trek je wel meer de aandacht. Voor inspiratie heb ik 6 originele evenementen op een rijtje gezet.

Sfeervolle aankleding

Wat ik leuk vind aan (de meeste) bruiloften, is dat er veel aandacht besteedt wordt aan de aankleding. Tot in de puntjes! Uiteraard zijn er veel bloemen, maar ook de tafels zijn prachtig gedekt, de stoelen zijn mooi versierd en hier en daar staan er mooie eye catchers. Ook zie je steeds meer creatieve borden als bewegwijzering, zodat gasten precies weten waar ze moeten zijn en al vanaf de parkeerplaats al langzaam aan in de stemming komen.

Bij grote evenementen wordt er vaak wel aan de aankleding gedacht. En als je geluk hebt, heb je een locatie die al mooi aangekleed is. Vraag jezelf af of het compleet is of dat je misschien de ruimte nog sfeervoller kan maken. Mensen missen het niet als het er niet is, maar reken maar dat het wat met ze doet als je er wel energie in steekt.

Zo heb ik een keer op een strandfeest wat rekwisieten ingehuurd om het grote grasveld met picknicktafels wat meer sfeer te geven. Met een aantal grote zitzakken, palmboompjes, vuurkorfen en hele strandwachthoek (niet te zien op de foto) leukte we voor relatief weinig de boel helemaal op.

Kortom: huur eens wat vaker mooie meubels, planten of rekwisieten in en maak het speciaal.

De leukste extraatjes

Naast de aankleding wordt er vaak ook wat meer aandacht besteed aan wat leuke extraatjes. Zoals een goede DJ in een vintage auto of scooter (voor inspiratie: De leukste mobiele DJ’s).

Natuurlijk ontbreken de fotohokjes niet. Als het geen fotohokje is, dan verzinnen ze wel een andere creatieve manier om de dag vast te leggen én de foto’s te verzamelen. Van weer een hoekje met rekwisieten voor op de foto tot allerlei aparte fotoframes.

Op diverse plekken in de feestruimte staan er mooi opgemaakte limonadebarren, snoeptafels of gastenboeken in allerlei vormen en maten waar de gasten kunnen laten weten wat voor topdag ze hebben gehad.

Het mooiste van bruiloften is dat ze naast de investeringen die ze doen, ook veel dingen goedkoop proberen op te lossen.

Dus eventmanagers, maak een nog mooiere dag van jouw evenement. Je weet nu waar je je inspiratie vandaan kunt halen. Kijk vooral ook op Pinterest voor ideeën.

Trouwens, ik heb het wel over bruiloften als inspiratie. Festivals zijn ook een geweldige inspiratiebron, zeker qua creativiteit.

 Foto header: Emily May