Gids: inspiratie voor jouw zakelijke evenement
Inspiratie evenement

Gids: inspiratie voor jouw zakelijke evenement

Ga jij een zakelijk evenement organiseren? Daar komt veel kijken. En al heb je veel ervaring als eventplanner: elk evenement is anders en is daarom altijd maatwerk. In deze gids geven we je inspiratie voor de belangrijkste elementen. 

Inhoud

Op deze pagina vind je de volgende onderwerpen:

Ontwerp je evenement

Begin op tijd

Gebruik handige tools

Kies een thema

Zoek een passende locatie

Bepaal het programma

Boek een bijpassende act

Extra aandacht voor eten & drinken

Opvallen met de juiste aankleding

Goede signing en bewegwijzering

Zorg voor nuttige badges

Promoot je evenement

Ideeën voor de ultieme goodie(bag)

Verslaglegging tijdens evenement

Na het evenement

Ontwerp je evenement

Respecteer de tijd van je bezoekers en zorg dat ze echt veel uit de dag halen. Dan komt er iets meer kijken dan snel wat tijden te bepalen, een bekende spreker uit te nodigen en die ene mooie locatie van de vorige keer te boeken. Maar hoe doe je het dan wel?

Er zijn verschillende manieren om je evenement goed te ontwerpen. Het belangrijkste is dat je er bij stilstaat wáárom je dit evenement organiseert en wat je ermee wilt bereiken. Het is meer dan alleen maar een leuke dag.

Een handig hulpmiddel om het eens echt goed aan te pakken is het Event Canvas. Oke, deze aanpak kost een paar uur tijd van het groepje deelnemers. Maar volgens de bedenkers van het Event Canvas is het wel zo fair om minstens 1% van de tijd van je bezoekers te besteden aan een goed ontwerp. Dat is wel zo fair toch? We raden je aan jezelf het boek cadeau te doen, zodat je alle stappen goed uitvoert.

EventCanvas boek

Begin op tijd voor meer effect

Het is zo’n open deur, maar het ook daadwerkelijk doen is een tweede. Bij EventGoodies krijgen we regelmatig de vraag of we met spoed nog een partij weten die iets kan leveren op een evenement. Als je iets met spoed regelt, gaat dat ten koste van de kwaliteit. De meeste leveranciers doen maatwerk. Natuurlijk kun je even snel een act inzetten of even snel een fotohokje huren. Het is meestal alleen wel weggegooid geld als het niet voldoende bijdraagt aan het doel en de boodschap van je evenement.

Probeer dus ruim voor het evenement plaatsvindt te bepalen wat je allemaal nodig hebt. Des te meer tijd heb je om echt iets goed en effectief in te zetten. Bovendien is er dan ook meer tijd om je te laten adviseren door de leveranciers.

Als je hulp zoekt bij het vinden van een goodie of leverancier, dan kun je ons een berichtje sturen of je vraag stellen in onze Facebook-groep.

Gebruik handige tools

Er zijn allerlei handige tools en middelen om jouw werk wat makkelijker te maken. De planning is het allerbelangrijkste wat je nodig hebt voor het organiseren van een evenement. Daar zijn veel manieren en tools voor. Welke het beste voor jou werkt, moet je zelf ondervinden. De een gaat voor Excel, de ander voor Yammer. We hebben een aantal planningstools voor je op een rij gezet die je kunt uitproberen. In de blog met 5 tips om je productiviteit te verhogen staan ook nog een paar handige tools.

Wil je de mening vragen aan je publiek tijdens een presentatie? Wij hebben 4 online stemtools op een rij gezet.

Kies een thema

Met een thema voor je evenement kun je enerzijds zorgen dat de boodschap echt goed overkomt. Mensen worden door verschillende onderdelen van het evenementen aan de boodschap herinnert. Anderzijds maakt een thema de invulling van je evenement een stuk eenvoudiger. Er zijn zoveel keuzes te maken. Met een thema elimineer je een heleboel opties. Bovendien is het voor jouw bezoekers ook leuker als het evenement een samenhangend geheel is.

Op onze site kun je op verschillende tags zoeken naar goodies binnen een bepaald thema. Of het nou groen en duurzaam is, een sportieve insteek heeft of muziek een belangrijke rol heeft. De jacht naar toffe, bijpassende goodies zorgt ook voor voorpret. Gun jezelf dat ook, want tijdens de dag zelf komt er meestal weinig van om te genieten.

Zoek een passende locatie

Hoe kies je nou de juiste locatie? Als je het Event Canvas hebt gebruikt, dan krijg je als het goed is al wat meer richting. Heb je geen tijd om het canvas in te vullen, lees dan eens dit interview over het kiezen van een geschikte locatie en ruimte-indeling. Daar staat een handige tip in over hoe je tot een goed idee komt. Vervolgens kun je op zoek gaan naar een locatie die past bij jouw evenement. Weet je niet goed waar je zoeken moet? Gebruik dan deze tips die je op weg helpen in je zoektocht.

Heb je eenmaal een locatie gekozen, ga dan op locatiebezoek en gebruik deze checklist. Zo weet je zeker dat je niet alleen maar kijkt naar de ruimtes, maar ook naar andere praktische zaken.

Locatietour: Kasteel de Haar

Terug naar het begin

Bepaal het programma

Op basis van het doel van je evenementen en de behoeftes van je doelgroep, ga je het programma samenstellen. Probeer hier echt goed na te denken over wat je wilt bereiken. Wat wil je dat de bezoekers doen of leren? Te vaak worden er een rij sprekers op het podium geroepen en zitten bezoekers uren te luisteren naar een monoloog.

Er zijn zoveel andere formats te verzinnen. Wat dacht je van een spreker te laten interviewen in plaats van te laten spreken? Of een debat, een makathon, een roundtable of een brainstorm waarbij deelnemers in groepjes een oplossing zoeken?

Subgroep brainstorm

Als je op zoek bent naar een spreker, kijk dan eens naar ZijSpreekt. Vaak zie je in programma’s dat er overwegend veel mannelijke sprekers zijn, terwijl er ook genoeg vrouwelijke experts zijn.

Mensen met elkaar verbinden is vaak een belangrijk onderdeel van een evenement. Er zijn allerlei middelen om het netwerken te faciliteren en het de bezoekers wat makkelijker te maken. Probeer bij het bepalen van je programma ook rekening te houden met introverte bezoekers. Wist je dat maar liefst de helft tot een derde van de mensen introvert is?

Boek een bijpassende act

Wanneer de praktische zaken rondom je evenement zijn geregeld, is het tijd voor de concrete invulling. Heb je ruimte in het programma of op de beursvloer? Kijk dan ook eens naar het inzetten van een act of show. Een act prikkelt de zintuigen en geeft een extra dimensie aan de boodschap die je wilt overbrengen op een evenement. In Nederland zijn voldoende evenementenbureaus en zelfstandigen te vinden die bijzondere concepten aanbieden.

Act met LED outfit

Een act kun je heel slim inzetten als marketingactie of merkactivatie. Zorg ervoor dat de act opvalt, zonder dat het storend of afleidend is. Begin bij het doel. Wat wil je precies overbrengen aan de bezoeker van jouw evenement? Wat is de meerwaarde van een act? Wil je contactgegevens verzamelen? Welke vorm past het beste bij de uitstraling van het bedrijf en evenement? Wanneer je eenmaal een helder doel hebt geformuleerd, kun je aan de slag met researchen.

Denk bijvoorbeeld aan een levende loper als welkomstact bij de entree. Een vriendelijke dame met de rode, gouden of zilveren loper als jurk. Het inzetten van Sign Jugglers is een ludieke manier om bezoekers de weg te wijzen. Maar ook een live kunstwerk in blacklight of een robot zijn mooie manieren om je bezoekers te entertainen.

Extra aandacht voor eten & drinken

We hoeven jou niet te vertellen dat eten en drinken een heel belangrijk onderdeel is van het evenement. Als bezoekers laten weten of de dag al dan niet geslaagd was, wordt het eten vaak genoemd. Tegenwoordig zie je nog maar zelden belegde broodjes voor lunch. Het wordt steeds creatiever en gezonder.

Foodtrucks zijn nog steeds erg populair. Hoewel dat vaak erg leuk is voor de sfeer, zorgt het meestal ervoor dat het langzaam gaat. Zorg voor een goede gastvrijheid. Je wilt voorkomen dat mensen lang in de rij moeten staan.

Wil je toch iets bijzonders doen met het eten en drinken, besteed dan aandacht aan de presentatie. Bekijk bijvoorbeeld eens deze 3 manieren om champagne te serveren. Of wat dacht je van de hostesses met jurken als wandelend buffet? In deze blog vind je meer inspiratie over hoe je hapjes op een bijzondere manier kan serveren.

Terug naar het begin

Opvallen met de juiste aankleding

Bij de aankleding van je evenement komt meer kijken dan alleen een vlag in de vlaggenmast hijsen en bloemstukken plaatsen bij de entree. Wanneer de locatie is bepaald, volgt al snel de aankleding en decoratie van de ruimte(s) en andere elementen. De eerste mogelijkheden liggen bij de locatie zelf: waar kan de locatie in ondersteunen en wat is er beschikbaar? Vraag ze om een lichtplan. Ook standaard of modulaire elementen in de ruimte dragen bij aan de uitstraling en sfeer van je evenement.

Een evenement goed aankleden, van techniek tot meubilair en van signing tot entree, is bepalend in het gevoel wat de bezoekers krijgen tijdens het bezoek. Niet alleen van het evenement zelf, maar ook van het merk en de product of dienst. Zie je evenement als een blanco canvas, waarin je zelf de elementen kunt toevoegen. Kleuren, materialen, structuren, licht en geluid. Alles moet samen één geheel vormen en aansluiten bij de merkcultuur.



Onze site staat bomvol interessante en opvallende ideeën voor de aankleding van je evenement, dus laat je inspireren. Breng de natuur naar binnen met een indoor berkenbos, maak gebruik van eventcontainers voor subruimtes, of kies voor een vintage look.

Terug naar het begin

Goede signing en bewegwijzering

Signing – de visuele communicatie – op je evenement is een ontzettend belangrijk onderdeel. Het heeft meerdere functies. Een daarvan is de bewegwijzering. Niet alleen buiten om de route naar de locatie aan te geven, maar ook binnen. Voorkom frustraties bij je bezoekers omdat ze moeten zoeken. Zorg dat ze direct weten in welke rij ze moeten staan, waar ze hun jassen kwijt kunnen en waar de wc’s, catering en diverse ruimtes zich bevinden.

Bewegwijzering

Naast bewegwijzering is de visuele communicatie op je evenement ook belangrijk voor de uitstraling en branding. Je wilt dat mensen je onthouden. Zorg dus dat je opvalt. Als je het goed aanpakt, zie je de uitingen ook terug op de foto’s die gemaakt worden. Zowel door de fotografen die je inhuurt als door de bezoekers zelf. Je stimuleert dit door bijvoorbeeld een gepersonaliseerd doek te laten  maken met de namen van de bezoekers of met grote lichtletters.

Zorg voor nuttige badges

Als je badges wilt inzetten op jouw evenement – nadat je jezelf hebt afgevraagd of dat wel écht nodig is – probeer dan ook hier niet te snel in het geijkte te duiken. Wat is het doel van de badges? Als je wilt dat mensen elkaars naam goed kunnen lezen om zo een praatje te maken, vermeld de naam dan groot. De bedrijfsnaam en het eventlogo mogen dan een stuk kleiner.

Zo zijn er meer tips voor als je betere badges wilt maken. Wil je graag iets aparts en creatiefs kijk dan eens naar deze voorbeelden.

Kies bijvoorbeeld voor een badge met een onderwerp of vraag in plaats van een naam. Of combineer de bagde met een programma- of notitieboekje.


Promoot je evenement

Je evenement staat in de steigers, nu is het tijd voor de uitnodigingen en promotie. Mensen krijgen erg veel uitnodigingen voor allerlei evenementen. Een sterk programma helpt al enorm, maar als je echt wilt opvallen, bekijk dan deze voorbeelden van originele uitnodigingen. Of val door andere manieren op door guerrilla marketing in te zetten.

Vaak zie je dat er extra hard getrokken wordt aan de promotie als de aanmeldingen tegenvallen, maar als je het slim aanpakt hoef je geen paniekvoetbal te doen. Zorg voor relevante content over het onderwerp van je evenement. Zo trek je mensen aan die interesse hebben in het onderwerp en vervolgens kun je ze wijzen op het evenement. Bij Talks About Photography doen ze dat bijvoorbeeld heel goed. In het interview lees je hoe zij dat aanpakken.

In deze infographic vind je 15 manieren om je evenement te boosten voor, tijdens en na je evenement. Of lees deze blog over hoe je hashtags effectief inzet op Instagram. Nu denk je misschien; als het evenement achter de rug is, ligt mijn focus ergens anders. Maar als je een terugkerend evenement organiseert, is het verstandig om zoveel mogelijk mee te liften op het momentum van je evenement. Hoe meer je naderhand onder de aandacht blijft en laat zien hoe interessant en geslaagd het was, hoe makkelijker het wordt om het jaar daarna de zaal vol te krijgen.

Terug naar het begin

Ideeën voor de ultieme goodie(bag)

Stiekem hoopt de bezoeker bij het verlaten van een evenement op een cadeautas, of goodiebag. Tijdens beurzen is er op iedere stand wel een geinige, soms ook functionele goodie of give-away te vinden. Een slim gekozen item zorgt voor meer traffic naar de stand en creëert wellicht een potentiële klant. Op evenementen is een zorgvuldig samengestelde en herkenbare goodiebag een vrij eenvoudige manier om de bezoeker een bedankje mee te geven.

Goodiebags zijn een tastbare herinnering aan het bezochte evenement. Het samenstellen en aanbieden van een goodiebag kan op verschillende manieren. En nog steeds ontstaan er nieuwe, ludieke en kostenbesparende ideeën om bezoekers een bedankje mee te geven. Een samenwerking met partners, leveranciers en de locatie kunnen al leiden tot een goed gevulde goodiebag. Pennen, flyers, stressballen en visitekaartjes vormen nu niet bepaald de ideale inhoud van een goodiebag. Ga voor een passend thema, opvolgactie of tastbare herinnering.

Goodiebag-buffet

Een duurzaam alternatief is het goodiebagbuffet, waar de bezoeker zelf een goodiebag kan samenstellen. En wat dacht je van een heuse cadeautafel, feestelijk en waardevol. Qua inhoud mag je dus verder denken dan een pen: een View-Master, laptopstandaard of als je meer budget hebt een geprint selfie-poppetje bijvoorbeeld.

Verslaglegging tijdens evenement

We hebben het net al aangestipt bij de promotie voor je evenement. We adviseren je zoveel mogelijk vast te leggen tijdens het evenement (maar niet zo overdreven als op de foto). Laat niet alleen maar mooie foto’s en een gezellig sfeerfilmpje maken, maar focus zoveel mogelijk de besproken onderwerpen. Zo geef je niet alleen de bezoekers een waardevolle, interessante terugblik, maar ook de mensen die niet aanwezig konden zijn.

Verslaglegging evenement

Er zijn veel manieren om je evenement vast te leggen. Als je het echt inhoudelijk wilt doen, kan dit bijvoorbeeld met een magazine of een wandverslag, maar je kunt ook op creatieve manieren een evenement vastleggen. Met tekeningen, schilderijen of zelfs een liedje!

Na het evenement

De dagen na het evenement kunnen bijna net zo druk zijn als de dagen ervoor. Je krijgt waarschijnlijk allerlei mailtjes – met bedankjes, complimentjes of juist klachten- en allerlei vragen. Zelf wil je ook wat mensen mailen om te bedanken of om zaken terug te koppelen. En niet te vergeten, de bezoekers opvolgen.

Spullen moeten weer op de juiste plek komen en je moet een en ander afronden met de sprekers en leveranciers. Intussen nog evalueren, een mailing en eventueel een persbericht de deur uit en de slides, foto’s en video’s delen. Heb je journalisten of bloggers uitgenodigd? Dan publiceren zij de dagen na je evenement nog hun artikelen. Die wil je natuurlijk zien en netjes reageren als ze je taggen op social media.

Dan zijn er vaak nog allerlei onvoorziene zaken die op je bordje komen. Een goede eventplanner is op het meeste goed voorbereid, maar zorgt dat hij/zij paraat staat voor alles wat niet volgens plan loopt. Je kunt helaas niet alles managen. Prioriteiten stellen en flexibel zijn is in de dagen na het evenement key!

Terug naar het begin