Mijn favoriete locaties zijn niet alleen mooi en praktisch…

23 juni 2015

De afgelopen jaren heb ik verschillende evenementen mogen organiseren. Van kleine roundtables met CEO’s tot congressen van 100 á 200 man. Bij nieuwe evenementen vraag ik me weer af; welke locatie past het best bij het evenement en de mensen die we hiervoor uitnodigen? 

Natuurlijk bedenk je je eerst welke locatie qua ligging het meest handig is. Maar ook welke uitstraling goed aansluit en of het past bij het budget dat je ter beschikking hebt. Daarnaast vind ik de uitstraling ook heel erg belangrijk. Ik wil mensen op een inspirerende bijeen laten komen, niet in een verouderde ruimte met een vies tapijtje en de gordijnen op half elf hangen.

Toch betrap ik mezelf erop dat locaties die klantvriendelijk en communicatief zijn altijd een streepje voor hebben. Hoe mooi en geschikt een locatie ook is, niets is zo frustrerend als dat er bij aankomst het toch niet zo loopt of klaarstaat als je afgesproken hebt. Of ze vergaten te vertellen dat er een zaal verhuurd is aan een partij die een optreden aan het oefenen is, terwijl er bij jou een presentatie plaatsvindt.

Gelukkig is dat niet vaak voorgekomen. Ik ben vaker blij verrast geweest. Als alles al klaar staat voordat je aankomt en dat terwijl ik altijd erg vroeg ben. Dat er ontvangstdames zijn geregeld bij de garderobe, terwijl dat helemaal niet afgesproken was. Of dat de grote baas last minute ineens wilde ideëen had en een en ander zonder probleem nog veranderd of geregeld kon worden. En er ook nog eens geen grijntje irritatie te bespeuren is, maar ze je vooral geruststellen dat alles in orde is of komt.

Een goede locatie zorgt ervoor dat je je geen zorgen hoeft te maken. In ieder geval niet over de opstelling, techniek en catering. Dan houd jij tijd om de rest van het draaiboek in de gaten te houden. Of, als je het echt goed hebt geregeld, gewoon kunt genieten van het evenement en het plezier en inspiratie die mensen hebben op de dag zelf. Want daar doen we het uiteindelijk voor.

Dit blog verscheen eerder op meetingmagazine.nl

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Gadgets & Producten

Met dit oplaadstation zijn je bezoekers altijd mobiel bereikbaar

Als eventmanager denk je altijd mee met je gast, deelnemer, bezoeker of publiek. Tegenwoordig bezoekt eigenlijk niemand meer een event zonder telefoon of tablet. En er is niets frustrerender voor je gasten als ze nog maar een paar procent ‘batterij hebben’. Gelukkig is er het mobiele oplaadstation Charge to go! 

Lees verder
Pixel rugzak
Gadgets & Producten

Goodies gespot online: een rugzak met pixels, platte wijnflessen

We hebben weer wat bijzondere goodies gespot online. Een rugzak met pixels waarmee je kan communiceren met de mensen achter je, platte wijnflessen (handig voor de post!) en een printer voor muren.

Lees verder
Kunstwerk evenement in blacklight
Entertainment

Laat live een kunstwerk maken met blacklight

We schreven eerder dat je een kunstwerk kan laten maken tijdens je evenement. In het donker is dat alleen een beetje lastig. Maar daar is deze blacklight act een oplossing voor!

Lees verder

Een reactie plaatsen