Professionele evenementlocatie of juist niet?

2 maart 2015

Locaties; een van de eerste zaken die je regelt als je een evenement organiseert. Kies je liever voor een professionele evenementlocatie of een algemene locatie die je omtovert voor jouw evenement?

De afgelopen jaren heb ik uiteenlopende evenementen mogen organiseren en dus ook op uiteenlopende locaties. Van professionele evenementenlocaties tot bedrijven of algemene ruimtes die we lieten omtoveren tot congreszaal. Beide opties hebben zo z’n voordelen. Het is maar net wat je wilt en wat bij jouw evenement past.

De professionele evenementlocatie

Als je weinig tijd hebt en wilt dat alles echt tiptop geregeld wordt, dan is een evenementlocatie ideaal. Zo heb ik een aantal evenementen mogen organiseren in DeFabrique, een van mijn favoriete locaties. Dat is natuurlijk een hele grote organisatie met veel mogelijkheden. Onlangs organiseerde ik een evenement bij Het West-Indisch Huis, waar ik ook over blogde. Hoewel de locatie een stuk  kleiner is, was de organisatie erachter even professioneel. Je zit dus in principe wel goed op een evenementlocatie.

Deze locaties doen namelijk niet anders dan groepen te ontvangen voor evenementen. Zij weten dus precies wat er moet gebeuren. Maar wat zijn nou precies de voordelen?

Vrijwel alles wat je maar nodig hebt is aanwezig of kan gehuurd worden. Als je extra materiaal nodig hebt, dan heb je daar dus zelf geen zorgen over. Het scheelt weer een hoop tijd en heen en weer gemail met een andere leverancier. Alles staat dan gewoon voor je klaar op de dag zelf.

Zij denken met je mee en willen met behulp van een draaiboek precies weten wat er wanneer moet gebeuren. Door de specifieke vragen die ze stellen, zetten ze je op scherp. Zo wordt jouw eigen draaiboek nog beter en strakker ingepland!

Er is een party manager aanwezig die alle zaken regelt met betrekking tot de locatie. Als er dan iets moet gebeuren, hoef jij er zelf niet achteraan en kun jij je focussen op andere zaken (waar blijft die spreker nou?! 😉 ).

De locaties hebben over het algemeen goede voorzieningen. Evenementenlocaties zijn goed bereikbaar. Als er niet veel parkeermogelijkheden zijn, dan is het wel goed te bereiken met het openbaar vervoer. Ook is wifi ondertussen waarschijnlijk op elke evenementlocatie aanwezig.

Alternatieve locaties

Je kunt je evenement natuurlijk ook op een andere locatie organiseren die niet standaard als evenementlocatie dient. Dit kun je doen om kosten te besparen, of omdat je iemand in je netwerk hebt met een gave locatie. Bijvoorbeeld bij een bedrijf of in een publieke ruimte die je afhuurt. Dat maakt het event uniek en heeft zo ook weer eigen voordelen.

Zo organiseerde ik eens een evenement in een garage van een kantoor of in de ontvangsthal van een flexkantoor. Het is erg leuk om zo’n ruimte ineens als congreszaal te zien. Dan is het geen strak ingerichte congreszaal, maar staat er zomaar ineens een bank tussen de stoelen. Zoals je op de foto hieronder ziet van een event bij Spaces Herengracht. Deze locatie was daar prima voor geschikt omdat het een informele bijeenkomst was, waarbij dus ook een informele setting past.

Spaces Herengracht

Ook zo’n alternatieve locatie heeft zijn voordelen:

Je hebt een unieke locatie, die mensen  juist extra kan stimuleren om langs te komen. Niet alleen qua stijl, maar mocht je eens een event bij een bekend bedrijf organiseren, dan hebben mensen een kijkje achter de schermen.

Het stimuleert soms meer tot interactie. Toen we van de eerdergenoemde garage verplaatsen naar DeFabrique  voor hetzelfde evenement, oogde alles gelijk veel professioneler. Door het podium, de verlichten, de headsets… Dat is gaaf, zeker voor zakelijke evenementen. Dat het ‘knullige’ is er af is, maakt het event ook formeler. Dat moet je maar net willen. Het voordeel van een alternatieve locatie is dat het wat uitnodigender kan zijn om bijvoorbeeld de interactie aan te gaan tijdens een sessie.

Jouw contactpersoon is waarschijnlijk enthousiast en helpt jou er een mooi evenement van te maken. Als iemand zijn locatie beschikbaar stelt voor een evenement, dan moet diegene wel enthousiast zijn. Of het nou persoonlijk is of om de eventuele extra inkomsten. Deze persoon is vergelijkbaar met een party manager op een evenementlocatie, maar werkt in dit geval meer uit enthousiasme en uit mijn ervaring zetten ze hun beste beentje voor om er wat moois van te maken. Het is dus niet routinematig vergeleken de party manager van een professionele evenementlocatie. Dat is tegelijkertijd ook een valkuil, omdat deze mensen minder of misschien zelfs geen ervaring hebben om grote groepen te ontvangen. Zorg dan ook dat je goed voorbereid en extra oplettend bent.

Welke locatie kies jij?

Elke type locatie heeft ook zijn nadelen. Waar er bij een evenementlocatie veel mogelijkheden zijn, ze vaak erg flexibel zijn en graag meedenken, zit je wel aan een standaardpakketten en opties vast. Zo kun je bijvoorbeeld niet altijd je eigen catering regelen.

Het nadeel van een alternatieve locatie is dat je veel zelf moet regelen, meer moet afstemmen en niet altijd alles even vlekkeloos verloopt.

Kortom: wat voor locatie kies jij voor jouw evenement? Mocht je evenementlocaties gewend zijn en echt eens wat anders willen en de tijd hebben, dan raad ik je zeker aan om eens voor een alternatieve locatie te gaan.

Wat zijn jouw ervaringen?

Als je al ervaring hebt met alternatieve locaties, hoor ik graag of je zelf nog tips, voor- of nadelen hebt! Je kunt je reactie hieronder achterlaten.

Foto in header: Sander Bockting

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Pop up banners

Er is meer in het leven dan pop-up banners. 5 Alternatieven

Pop-up banners zie ik als een soort onkruid in de evenementenwereld. Zeker op stands zijn ze niet ideaal. Hoe roeien we ze uit? Ik deel 5 alternatieven.

Lees verder
XL producten als eyecatcher

Bigger is better: val op met uitvergrootte producten

Opvallen kun je soms heel eenvoudig doen. Bijvoorbeeld door een item enorm uit te vergroten. Zoals een lamp of een bank. Of letters!

Lees verder

BioDome: duurzaam, mobiel en innovatief

De BioDome is een mobiele, duurzame locatie, die je zowel aan de buitenkant als aan de binnenkant kunt customizen.

Lees verder

Een reactie plaatsen