Een professionele eventlocatie of juist niet?

Kies je voor een professionele evenementlocatie of juist niet?

2 maart 2015

Locaties; een van de eerste zaken die je regelt als je een evenement organiseert. Kies je liever voor een professionele evenementlocatie of een algemene locatie die je omtovert voor jouw evenement?

De afgelopen jaren heb ik uiteenlopende evenementen mogen organiseren en dus ook op uiteenlopende locaties. Van professionele evenementenlocaties tot bedrijven of algemene ruimtes die we lieten omtoveren tot congreszaal. Beide opties hebben zo z’n voordelen. Het is maar net wat je wilt en wat bij jouw evenement past.

De professionele evenementlocatie

Als je weinig tijd hebt en wilt dat alles echt tiptop geregeld wordt, dan is een evenementlocatie ideaal. Zo heb ik een aantal evenementen mogen organiseren in DeFabrique, een van mijn favoriete locaties. Dat is natuurlijk een hele grote organisatie met veel mogelijkheden. Onlangs organiseerde ik een evenement bij Het West-Indisch Huis, waar ik ook over blogde. Hoewel de locatie een stuk  kleiner is, was de organisatie erachter erg professioneel. Je zit dus in principe eigenlijk altijd wel goed op een evenementlocatie.

Deze locaties doen namelijk niet anders dan groepen te ontvangen voor evenementen. Zij weten dus precies wat er moet gebeuren. Maar wat zijn nou precies de voordelen?

Het belangrijkste wat je nodig hebt is aanwezig of kan vaak gehuurd worden. Als je extra materiaal nodig hebt, dan heb je daar dus zelf geen zorgen over. Het scheelt weer een hoop tijd en heen en weer gemail met een andere leverancier. Alles staat dan gewoon voor je klaar op de dag zelf.

Zij denken met je mee en willen met behulp van een draaiboek precies weten wat er wanneer moet gebeuren. Door de specifieke vragen die ze stellen, zetten ze je op scherp. Zo wordt jouw eigen draaiboek nog beter en strakker ingepland!

Er is een party manager aanwezig die alle zaken regelt met betrekking tot de locatie. Als er dan iets moet gebeuren, hoef jij er zelf niet achteraan en kun jij je focussen op andere zaken (waar blijft die spreker nou?! 😉 ).

De locaties hebben over het algemeen goede voorzieningen. Evenementenlocaties zijn goed bereikbaar en hebben meestal voldoende parkeerplekken. Er zijn voldoende toiletten en er is vaak een goed restaurant of cateringsmogelijkheden.

Alternatieve locaties

Je kunt je evenement natuurlijk ook op een locatie organiseren die niet standaard als evenementlocatie dient. Dit kun je doen om kosten te besparen, of omdat je iemand in je netwerk hebt met een gave locatie. Bijvoorbeeld bij een bedrijf met een prachtige kantine of auditorium. Of misschien is er ruimte bij een publieke ruimte die je kunt huren. Dat maakt het evenement uniek en heeft zo ook weer eigen voordelen.

Zo organiseerde ik eens een evenement in een garage van een kantoor of in de ontvangsthal van een verzameldpland. Het is erg leuk om zo’n ruimte ineens als congreszaal te zien. Dan is het geen strak ingerichte congreszaal, maar staat er zomaar ineens een bank tussen de stoelen. Zoals je op de foto hieronder ziet van een event bij Spaces Herengracht. Deze locatie was daar prima voor geschikt omdat het een informele bijeenkomst was, waarbij dus ook een informele setting past.

Spaces Herengracht

Ook zo’n alternatieve locatie heeft zijn voordelen:

Je hebt een unieke locatie, die mensen  juist extra kan stimuleren om langs te komen. Niet alleen qua stijl, maar mocht je eens een evenement bij een bekend bedrijf organiseren, dan hebben mensen een kijkje achter de schermen.

Het stimuleert soms meer tot interactie. Toen we van de eerdergenoemde garage verplaatsen naar DeFabrique  voor hetzelfde evenement, oogde alles gelijk veel professioneler. Door het podium, de verlichten, de headsets… Dat is gaaf, zeker voor zakelijke evenementen. Dat het knullige is er af is, maakt het event ook formeler. Dat moet je maar net willen. Het voordeel van een alternatieve locatie is dat het wat uitnodigender kan zijn om bijvoorbeeld de interactie aan te gaan tijdens een sessie.

Jouw contactpersoon is waarschijnlijk enthousiast en helpt jou er een mooi evenement van te maken. Als iemand zijn locatie of kantoor beschikbaar stelt voor een evenement, terwijl ze dat anders zelden of nooit doen, dan moet diegene wel enthousiast zijn. Of het nou persoonlijk is of om de eventuele extra inkomsten. Deze persoon is vergelijkbaar met een party manager op een evenementlocatie, maar werkt in dit geval meer uit enthousiasme en uit mijn ervaring zetten ze hun beste beentje voor om er wat moois van te maken. Het is dus niet routinematig vergeleken de party manager van een professionele evenementlocatie. Dat is tegelijkertijd ook een valkuil, omdat deze mensen minder of misschien zelfs geen ervaring hebben om grote groepen te ontvangen. Zorg dan ook dat je goed voorbereid en extra oplettend bent.

Welke locatie kies jij?

Elke type locatie heeft ook zijn nadelen. Waar er bij een evenementlocatie veel mogelijkheden zijn, ze vaak erg flexibel zijn en graag meedenken, zit je wel aan een standaardpakketten en opties vast. Zo kun je bijvoorbeeld niet altijd je eigen catering regelen.

Het nadeel van een alternatieve locatie is dat je veel zelf moet regelen, meer moet afstemmen en niet altijd alles even vlekkeloos verloopt.

Kortom: wat voor locatie kies jij voor jouw evenement? Mocht je evenementlocaties gewend zijn en echt eens wat anders willen en de tijd hebben, dan raad ik je zeker aan om eens voor een alternatieve locatie te gaan.

Foto in header: Sander Bockting

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Robotarm maakt slow-motion portretten

Goodies gespot online: robotarm maakt portretten

Deze maand in goodies gespot online: een robotarm die slow-motion portretten maakt en een opzetstukje voor een kraan die 98% water bespaart!

Lees verder
Vertrekmoment evenement

Hoe haal je meer uit het vertrek van je gast?

Er is een tijd van komen en een tijd van gaan. Hoe richt jij het vertrekmoment in? In dit blog vertel ik je graag hoe je dit moment goed benut, zodat iedere gast met een tevreden en warm gevoel naar huis gaat. Het vertrek is een cruciaal onderdeel.

Lees verder
Samira test de nieuwste giveaways

Vlog: nieuwe giveaways spotten bij Promz.live

Wij bezochten de beurs Promz.live en gingen op zoek naar leuke, nieuwe giveaways die je kunt weggeven aan jouw bezoekers.

Lees verder

Plaats een reactie