Er gaat altijd wel iets mis op een evenement. Wat doe je dan? Communiceer je dit wel of juist niet?
Hoe goed je je ook voorbereid, er gaat altijd wel iets niet volgens plan. De techniek die niet mee werkt, een NS-storing waardoor de helft van de deelnemers veel te laat is of een spreker die bij binnenkomst tegen een glazen deur aanloopt (en naar het ziekenhuis moet worden afgevoerd).
Ik maak bijna bij elk congres wel weer iets nieuws mee wat er blijkbaar óók nog mis kan gaan.
Je hoeft niet alles te delen
Vaak wordt mij gevraagd het met de zaal te delen als er iets misgaat omdat ik de dagvoorzitter ben. Ik ben echter van mening dat je echt niet álles hoeft te melden: meld alleen wat relevant is voor de deelnemers. Wanneer ze merken dat er iets mis gaat en dit onrust kan veroorzaken of wanneer het programma wijzigt.
Voorbeelden om iets wél te communiceren:
- Zijn er verbouwingen in of rond het pand en heb je geluidsoverlast? Meld dit, want bezoekers hebben hier ook last van. Vertel daarbij vooral hoe je het gaat oplossen.
- Komt er een spreker die op het programma stond niet opdagen? Dan deel je dit natuurlijk wel en vertel je hoe je het programma aanpast.
- Begin je iets later vanwege problemen met het OV? Laat dit absoluut weten aan het publiek. Vertel ook hoe laat je dan wel gaat beginnen en wat dit betekent voor de rest van het programma.
In deze gevallen zou ik het juist niet delen met het publiek:
- Staat er een compleet andere lunch klaar dan die je besteld had? Vervelend, maar de meeste deelnemers zullen er niets van merken. Deel dit dus niet.
- Had je een onaangekondigde spreker of verrassingsact die niet komt opdagen? Zeg dan niets. Als je zegt dat je iets had, maar dat het niet door gaat, vragen mensen zich alleen maar af wat ze gemist hebben.
- Had die spreker een fantastisch leuk filmpje, maar je krijgt de techniek niet werkend? Haal het filmpje uit het verhaal en zorg dat de spreker er ook niets over zegt. Het is heel vervelend om in het publiek te zitten en te horen, “ik had hier iets heel leuks, maar…….”. Het voegt bovendien niets toe.
Wat is er bij jou wel eens flink misgegaan en hoe heb je dat opgepakt?