Je bent op zoek naar een aanvulling op je evenement. Iets leuks voor de bezoekers. Er is zoveel keus. Hoe kies je daaruit?
Eerst even een mededeling. Voorheen zou ik het geen aanvulling maar goodie noemen. Alleen wek ik hiermee de indruk dat ik het heb over giveaways en premiums en dat is niet zo. Dat is dus heel verwarrend. Helaas is er geen beter verzamelnaam voor alle producten waar ik over schrijf, dus ik ga het voortaan maar aanvulling noemen. Tot ik iets beters weet š Suggesties zijn welkom!
Inhoud
Wat is de juiste investering?
Ik kan me voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. En als je al gekozen hebt wat je wilt, bijvoorbeeld een act of een fotohokje, dan is ook daarin weer heel veel keus. Wat is dan de juiste investering?
En ja, het is een investering. Ik gebruik dat woord bewust, omdat het volgens mij vaak als een gewone kostenpost wordt gezien. Zo van, er moet iets leuks bij en dat kost nou eenmaal wat.
Zie het als marketingmiddel
Zelfs de producten of acts die je inzet wat alleen maar ‘leuk’ lijkt, kan een onderdeel zijn van je marketing. En dan is het niet zomaar meer een kostenpost, maar een waardevolle investering. Iets waar je langere tijd profijt van hebt.
Als voorbeeld gebruik ik graag fotohokjes. Je kunt een fotohokje inzetten en dat is hartstikke leuk. Mensen blijven keer op keer weer grappige foto’s maken. Jouw logo staat op de foto, de foto gaat mee naar huis en mensen zien dat nog eens terug. Oke, dat is tof. Maar je kan het nog slimmer inzetten.
Denk eens na over het volgende. Wat is de boodschap die je tijdens je evenement wilt overbrengen? Wat is het doel van je evenement? Hoe kun je deze boodschap verwerken in een foto? Denk bijvoorbeeld aan een thema en bijpassende props die je bezoekers laat gebruiken. In plaats van alleen je logo te vermelden, vermeld je ook de boodschap die je wilt dat mensen onthouden. En zo wordt het ineens een stuk waardevoller. Mensen denken naderhand als ze de foto nog eens zien niet alleen aan het evenement in het algemeen, maar ze worden nog eens herinnerd aan de boodschap.
Stel jezelf de volgende vragen
Als je op zoek bent naar een aanvulling voor je evenement, stel jezelf dan de volgende vragen:
- waarom wil je een aanvulling op je evenement?
- wat is het doel ervan?
- op welke manier draagt het bij aan het doel van je evenement?
Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Mensen verbinden
- Aandacht trekken (dit geldt vooral op beurzen)
- Entertainen
- Een praktisch probleem oplossen
- Bewustwording creƫren of informeren
In sommige gesprekken met eventplanners merk ik dat eigenlijk in het programma zelf een aanpassing kunnen doen om een bepaald doel te bereiken. Daarom is het belangrijk om even uit te zoomen en jezelf de bovenstaande vragen te stellen.
Mijn advies
Ik kan je wel een beetje op weg helpen. In grote lijnen is mijn advies als volgt.
Mensen verbinden
Als je mensen wilt verbinden met elkaar, zou ik eerst kijken hoe je programma eruit ziet. Is het helemaal volgepropt met presentaties waar het vooral eenrichtingsverkeer is en heb je ook nog korte pauzes? Schrap een breakout ronde zodat je tijd vrijmaakt en voeg een onderdeel toe die de interactie bevordert. Er zijn hier heel veel werkvormen voor. Een dagvoorzitter kan je vaak ook goed adviseren.
Aandacht trekken
Wil je aandacht trekken op een beurs? Ook dit is onderdeel van je marketing. Zet niet zomaar een aandachtstrekker in omdat dat zo gaaf lijkt, maar zorg dat het bijdraagt aan de boodschap van jouw bedrijf. Op een beurs worden bezoekers overladen met informatie. Je wilt voorkomen dat mensen wel de aandachttrekker of het leuke spel onthouden, maar geen idee meer hebben wie jouw bedrijf is en wat je kan betekenen.
Dit geldt ook voor je weggever. Leuk een cadeau met je logo, maar als mensen totaal niet weten wie je bent en wat je doet, gaat zo’n logo alleen ook niet helpen. Hoe vaak ga je nog op zoek naar het bedrijf van wie je nog die ene pen of fles water hebt liggen als het je verder helemaal niets zegt? Ik doe dat in ieder geval nooit.
Entertainen
Soms wil je mensen gewoon entertainen, zonder verder doel. Dat is natuurlijk prima. Toch adviseer ik je ook hierbij om te kijken wat goed aansluit bij de rest van je evenement qua stijl, sfeer en thema. En als je wilt dat bezoekers met elkaar napraten, zorg er dan voor dat de volume niet te hoog staat. Klinkt best logisch, maar toch gaat het vaak mis. Vraag ook eens aan de artiest(en) of ze wat nummers hebben die aansluiten bij het onderwerp van de dag. Niet alleen grappig, maar als mensen naderhand het nummer nog eens horen, denken ze wellicht nog eens terug aan de kennis die die dag is gedeeld.
Stel je wilt als afsluiter bijvoorbeeld een band laten optreden, dan zou ik wel kijken of dat de beste invulling is van je programma. Misschien moet er meer tijd genomen om de dag af te sluiten en te zorgen dat mensen de rode draad van de dag onthouden. Daarom ben ik ook heel erg fan van wrapups in de vorm van comedie of muziek. Zo sla je twee vliegen in een klap.
Een praktisch probleem oplossen
Soms wil je gewoon een praktisch probleem op een oplossen. En het is extra leuk als dat tegelijkertijd ludiek is. Zo zorg je dat mensen het onthouden. Een mooi voorbeeld hiervan vind ik de Catchbox, voor als je iedereen in de zaal de kans wilt geven een vraag te stellen. Ook de draadloze koptelefoons als je een sessie organiseert midden op een beursvloer is een praktische oplossing. In deze gevallen hoef je niet per se nog iets speciaals ermee te doen. Je lost een probleem op, dus doel bereikt.
Bewustwording creƫren of informeren
Als je evenement gaat om mensen bewust te maken over iets of ze te informeren, dan is het handig om dat als rode draad door je hele evenement te weven. Geef je evenement een duidelijk thema met een slogan en zoek naar manieren om dit extra kracht bij te zetten. Dat hoeft niet altijd veel geld te kosten. In deze blog lees je hoe een bedrijf de afstand verkleinde tussen de ondernemingsraden en directie door de directie zelf te laten helpen bij de ontvangst en het serveren van koffie.
Hulp nodig?
Ik hoop dat deze blog je op weg helpt en je hiermee uit de voeten kunt. Vind je het toch lastig en zit je met je handen in je haar? Ik help je graag. Met name als het evenement pas over ongeveer een jaar plaatsvindt en er nog niets vaststaat. Dan kan ik je helpen met het ontwerp van je evenement en daar komt dan vanzelf uitrollen welke aanvullingen je nog nodig hebt.