Voor eventplanners die durven te vernieuwen
Voor eventplanners die durven te vernieuwen

Locatiebezoek: gebruik deze checklist

25 mei 2015

Je gaat een locatiebezoek doen voor een evenement, waar moet je allemaal op letten?

Een van de eerste dingen die je doet als je een evenement organiseert is de locatie bepalen. En daar hoort een locatiebezoek bij. Niet alleen om een goede indruk te krijgen, maar ook om te kijken of de locatie bij jouw evenement past en het aan jouw eisen voldoet. Er zijn best veel dingen waar je op moet letten.

Daarom een checklist de belangrijkste punten om te bekijken of te bespreken op locatie.

 Route en parkeren

  • Bereikbaarheid
  • Bewegwijzering
  • Parkeermogelijkheden

Op de weg naar de locatie weet je gelijk hoe het zit met de bereikbaarheid. Wees daarom de eerste keer dat je naar de locatie rijdt heel bewust hoe eenvoudig je dat afgaat.

Ligt de locatie op een gunstige plek? Zijn er veel files tijdens spits in de buurt waar je rekening mee moet houden? Kijk ook of het eenvoudig te bereiken is met het openbaar vervoer. Zo weet je ook of je misschien vervoer moet inzetten vanaf een station naar de locatie.

Let ook op de bewegwijzering. Is de locatie goed aangegeven? Zo niet, vraag een routebeschrijving op of maak deze zelf.

Organiseer je een groot evenement? Dan kan het handig zijn om parkeerwachten in te zetten, zodat het parkeren soepel verloopt.

Ontvangst

  • Ontvangstbalie
  • Garderobe
  • Ontvangstruimte

Eenmaal op het terrein aangekomen ga je naar de hoofdingang. Wordt de hoofdingang ook de plek waar je je eigen bezoekers gaat ontvangen of wordt dat op een andere plek? Indien het laatste, hoe weten mensen waar ze heen moeten lopen? Is dat overzichtelijk? En krijg je vervolgens een eigen ontvangstbalie? Zit er een (bewaakte) garderobe bij? En worden er mensen ingezet vanuit de locatie of moet je dat zelf regelen?

Wat ook belangrijk is om op te letten is de doorstroom. Op sommige locaties vind ik de stroom vanaf de ontvangstbalie, naar de garderobe en vervolgens ontvangstruimte erg onhandig. Bijvoorbeeld wanneer mensen kriskras door elkaar heen moeten lopen. Als de locatie niet ideaal is ingericht, kijk dan of je het zelf anders kunt inrichten zodat het ontvangst sneller verloopt. Je wilt voorkomen dat mensen aan het begin van de dag geïrriteerd raken.

Ruimtes

  • Bereikbaarheid en capaciteit zalen
  • Aankleding, tafels en stoelen
  • Techniek per zaal
  • Aanvullende benodigdheden
  • Lichtinval

Uiteraard controleer je de zaal waar het evenement zal plaatsvinden. Gebruik je meerdere zalen en heb je een vol programma waar mensen heen en weer moeten lopen? Bekijk dan of de ruimtes dicht bij elkaar zitten en eenvoudig te vinden zijn. En of de gangen niet te smal zijn bij grote evenementen. Met een uitgebreid programma vol breakout-sessies wil je niet dat mensen veel tijd verliezen door heen en weer te lopen en te zoeken. Vraag ook of er andere groepen aanwezig zijn en of die door dezelfde gangen moeten. Dat wil je het liefst voorkomen, dus maak daar goede afspraken over.

Hoe is de indeling, wat is de capaciteit, akoestiek, welke benodigdheden staan er al en welke moet je extra inhuren? De meeste locaties hebben een beamer, scherm en whiteboards beschikbaar. Soms moet je daar extra voor betalen. Bij grotere locaties is er vaak ook iemand van de techniek beschikbaar tijdens het event om te helpen bij technische problemen met de beamer, verlichting en geluid.

Wat ook handig is om te vragen is of je eventueel andere stijl aankleding of meubels kunt inhuren. Soms kan dat zonder extra kosten.

Kijk ook even hoe de lichtinval is. Schijnt het licht op het scherm en moet je daarom de gordijnen of luifels dichtdoen? Wat doet dat met de sfeer van de locatie? Ik kan me voorstellen dat er evenementen zijn waarbij je mensen niet de hele dag in een donker ‘hok’ wilt opsluiten en dan toch echt verder moet zoeken naar een andere locatie met ruimtes die meer inspireren.

 Pauzes & catering

  • Keuzemogelijkheden catering
  • Buffetopstelling of manier van serveren
  • Wifi, wc’s en andere faciliteiten

Hoewel de catering een van de belangrijkste dingen van de dag is, zal je daar waarschijnlijk niet veel over te bespreken hebben. Vaak is er een vast menu waar je keuzes uit kan maken. Vraag in ieder geval wel wat de mogelijkheden zijn en hoe flexibel ze zijn met dieetwensen.

Rij bij buffet

Vraag ook hoe ze het eten serveren. Niets is zo vervelend als lang in de rij moeten staan voor eten, dus bespreek tijdens je locatiebezoek hoe zij dat aanpakken. Op sommige locaties zijn ze heel goed op grote groepen ingesteld, bij andere is het handig dat je ze aanstuurt en aangeeft hoe je het graag wilt hebben. Je kan namelijk met een aantal eenvoudige manieren de drukte bij buffettafels voorkomen.

Bij congressen zijn de pauzes erg druk. Mensen willen drinken of eten, naar de wc, roken, even bellen of nog wat mails te beantwoorden. Dit wil je zo makkelijk mogelijk voor ze maken (of juist niet als je ze graag bij elkaar houdt). Zorg deze punten ook met de locatie afstemt, zodat mensen in de pauzes precies weten waar ze heen moeten en de wifi code duidelijk vermeld wordt.

Net als bij buffetten, vind ik rijen voor de wc’s ook vreselijk en soms zelfs onnodig. Als het een grote evenementenlocatie is en je hebt een strak programma, vraag dan of er nog een ander wc-blok aanwezig is waar bezoekers gebruik van kunnen  maken en zorg voor duidelijke bordjes.

Goed gevoel

  • Openingstijden
  • Kwaliteit
  • Hygiëne
  • Flexibileit
  • Ervaring

Tot slot is het handig om te weten wat de openingstijden van de locatie zijn. Zijn die volledig aan te passen naar jouw wensen (in verband met op- en afbouwen) of ben je gebonden aan de vaste openingstijden en moet je daar je evenement op aan sluiten?

Naast alle praktische zaken kijk je of de locatie er goed, verzorgd en schoon uitziet. Ook wil je een goed gevoel hebben bij de organisatie. Zijn ze flexibel, denken ze met je mee en hebben ze veel ervaring? Als dat niet het geval is, maar de locatie is verder helemaal perfect, weet dan dat je daar iets meer tijd in moet steken. Maak een goed draaiboek, bel tussentijds of ga eventueel nog een keer vlak voor het evenement langs om alles door te nemen.

Welke punten vind jij belangrijk?

Er zijn vast nog punten die ik vergeten ben. Zoals ik al aan het begin van deze blog schreef zijn er heel veel zaken om op te letten en sommige vragen komen pas in je op als je er eenmaal bent.

Daarom ben ik benieuwd: welke punten mis jij nog en waar let jij op als je een locatiebezoek gaat doen?

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Coffee Cones

Nieuwe trend: koffie uit een hoorntje

Als je graag meedoet aan trends, dan serveer je op je volgende evenement koffie in een hoorntje. Het scheelt ook nog eens afval!

Lees verder
Papabubbles snoep met logo

papabubble: handgemaakt snoep met logo

De vrolijk gekleurde snoepjes van Papabubble zijn handgemaakt. Je kunt ze niet alleen in allerlei kleuren laten maken, maar ook met je eigen logo!

Lees verder
XL producten als eyecatcher

Bigger is better: val op met uitvergrootte producten

Opvallen kun je soms heel eenvoudig doen. Bijvoorbeeld door een item enorm uit te vergroten. Zoals een lamp of een bank. Of letters!

Lees verder

Plaats een reactie