Locatiebezoek: gebruik deze checklist

25 mei 2015

Je gaat een locatiebezoek doen voor een evenement, waar moet je allemaal op letten?

Een van de eerste dingen die je doet als je een evenement organiseert is de locatie bepalen. Als je op zoek bent naar een nieuwe locatie, dan ga je natuurlijk op locatiebezoek. Niet alleen om een goede indruk te krijgen, maar ook om te kijken of de locatie bij jouw evenement past en het aan jouw eisen voldoet. Er zijn best veel dingen waar je op moet letten. Daarom een checklist de belangrijkste punten om te bekijken of te bespreken op locatie.

 Route en parkeren

  • Bereikbaarheid
  • Bewegwijzering
  • Parkeermogelijkheden

Op de weg naar de locatie weet je gelijk hoe het zit met de bereikbaarheid. Ligt de locatie op een gunstige plek? Zijn er veel files tijdens spits in de buurt waar je rekening mee moet houden? Als je met de auto naar de locatie gaat en je verwacht dat je bezoekers hebt die met het openbaar vervoer komen, zoek dan ook uit of dat eenvoudig is. Zo weet je ook of je misschien vervoer moet inzetten vanaf een station naar de locatie.

Let ook op de bewegwijzering. Is de locatie goed aangegeven? Als dat niet het geval is en het ook moeilijk vindbaar is, kijk dan na je locatiebezoek of er op de website een goede routebeschrijving is. Maak deze eventueel zelf als dat nodig is.

Niet per se iets voor tijdens de locatiebezoek, maar wel handig om naderhand te vragen: kun je bij grote evenementen via de locatie ook parkeerwachten inzetten?

Ontvangst

  • Ontvangstbalie
  • Garderobe
  • Ontvangstruimte

Eenmaal op het terrein aangekomen ga je naar de hoofdingang. Wordt de hoofdingang ook de plek waar je je eigen bezoekers gaat ontvangen of wordt dat op een andere plek? Indien het laatste, hoe weten mensen waar ze heen moeten lopen? Is dat overzichtelijk? En krijg je vervolgens een eigen ontvangstbalie? Zit er een (bewaakte) garderobe bij? En worden er mensen ingezet vanuit de locatie of moet je dat zelf regelen?

Wat ook belangrijk is om op te letten is de doorstroom. Op sommige locaties vind ik de stroom vanaf de ontvangstbalie, naar de garderobe en vervolgens ontvangstruimte erg onhandig. Bijvoorbeeld wanneer mensen kris kras door elkaar heen moeten lopen. Als de locatie niet ideaal is ingericht, kijk dan of je het zelf anders kunt inrichten zodat het ontvangst sneller verloopt. Je wilt voorkomen dat mensen aan het begin van de dag geïrriteerd raken.

Ruimtes

  • Bereikbaarheid en capaciteit (sub)zalen
  • Aankleding, tafels en stoelen
  • Techniek per zaal
  • Aanvullende benodigdheden, zoals beamer, whiteboard, podium, microfoon
  • Lichtinval

Uiteraard controleer je de zaal waar het evenement zal plaatsvinden. Gebruik je meerdere zalen en heb je een vol programma waar mensen heen en weer moeten lopen? Bekijk dan of de ruimtes dicht bij elkaar zitten en eenvoudig te vinden zijn. En of de gangen niet te smal zijn bij grote evenementen. Met een uitgebreid programma vol break out sessies wil je niet dat mensen veel tijd verliezen door heen en weer te lopen en te zoeken. Vraag ook over er andere groepen aanwezig zijn en of die door dezelfde gangen moeten. Dat wil je het liefst voorkomen, dus maak daar goede afspraken over.

Hoe is de indeling, wat is de capaciteit, akoestiek, welke benodigdheden staan er al en welke moet je extra inhuren? De meeste locaties hebben een beamer, scherm en whiteboards beschikbaar. Soms moet je daar extra voor betalen. Bij grotere locaties is er vaak ook iemand van de techniek beschikbaar tijdens het event om te helpen bij technische problemen met de beamer, verlichting en geluid.

Wat ook handig is om te vragen is of je eventueel andere stijl aankleding of meubels kunt inhuren. Soms kan dat zonder extra kosten.

Kijk ook even hoe de lichtinval is. Schijnt het licht op het scherm en moet je daarom de gordijnen of luifels dichtdoen? Wat doet dat met de sfeer van de locatie? Ik kan me voorstellen dat er evenementen zijn waarbij je mensen niet de hele dag in een donker ‘hok’ wilt opsluiten en dan toch echt verder moet zoeken naar een andere locatie met ruimtes die meer inspireren.

 Pauzes & catering

  • Keuzemogelijkheden catering
  • Buffetopstelling of manier van serveren
  • Wifi, wc’s en andere faciliteiten

Hoewel de catering een van de belangrijkste dingen van de dag is, zal je daar waarschijnlijk niet veel over te bespreken hebben. Vraag in ieder geval wel wat de mogelijkheden zijn en of je vrij bent om extern catering in mag huren.

wachten_catering

Vraag ook hoe ze het eten serveren. Niets is zo vervelend als lang in de rij moeten staan voor eten, dus bespreek tijdens je locatiebezoek hoe zij dat aanpakken. Op sommige locaties zijn ze heel goed op grote groepen ingesteld, bij andere is het handig als je ze aanstuurt en aangeeft hoe je het graag wilt hebben. Je kan namelijk met een aantal eenvoudige manieren de drukte bij buffettafels voorkomen.

Bij congressen zijn de pauzes erg druk. Mensen willen drinken of eten, naar de wc, roken, even bellen of even op internet om nog wat mails te beantwoorden. Dit wil je zo makkelijk mogelijk voor ze maken (of juist niet als je ze graag bij elkaar houdt). Zorg deze punten ook met de locatie afstemt, zodat mensen in de pauzes precies weten waar ze heen moeten, wat de wifi code is etc.

Net als bij buffetten, vind ik rijen voor de wc’s ook vreselijk en soms zelfs onnodig. Als het een grote evenementenlocatie is en je hebt een strak programma, vraag dan of er nog een andere wc-blok aanwezig is waar bezoekers gebruik van kunnen  maken en zorg voor duidelijke bordjes.

Goed gevoel

  • Openingstijden
  • Kwaliteit
  • Hygiëne
  • Flexibileit
  • Ervaring

Tot slot is het handig om te weten wat de openingstijden zijn. Zijn die volledig aan te passen naar jouw wensen (in verband met op- en afbouwen) of ben je gebonden aan de vaste openingstijden en moet je daar je evenement op aan sluiten?

Naast alle praktische zaken kijk je of de locatie er goed, verzorgd en schoon uitziet. Ook wil je een goed gevoel hebben bij de organisatie. Zijn ze flexibel, denken ze met je mee en hebben ze veel ervaring? Als dat niet het geval is, maar de locatie is verder helemaal perfect, weet dan dat je daar iets meer tijd in moet steken. Maak een goed draaiboek, bel tussentijds of ga eventueel nog een keer vlak voor het evenement langs om alles door te nemen.

Welke punten vind jij belangrijk?

Er zijn vast nog punten die ik vergeten ben. Zoals ik al aan het begin van dit blog schreef zijn er heel veel zaken om op te letten en sommige vragen komen pas in je op als je er eenmaal bent. Daarom ben ik benieuwd: welke punten mis jij nog en waar let jij op als je een locatiebezoek gaat doen?

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Organisatie

4 manieren om terug te blikken op je evenement

Hoe blik jij terug op een evenement? Doe meer dan de foto’s en slides delen. Lees 4 creatieve manieren hoe je dit kunt doen. 

Lees verder
Gadgets & Producten

Geef jouw evenement een eigen magazine

Maak een online magazine voor jouw eventbezoekers, zodat ze in de mood komen (of blijven) van jouw evenement!

Lees verder
Catchbox microfoon
Gadgets & Producten

Deze microfoon kun je door het publiek gooien

Een leuk item voor evenementen; de eerste microfoon ter wereld in kubusvorm die je door het publiek kunt gooien. 

Lees verder

Een reactie plaatsen