Low budget evenement

Hoe je met een klein budget een mooi evenement organiseert

4 februari 2019

Veel goodies waar we over schrijven zijn niet haalbaar als je een klein budget hebt. Toch kun je ook dan je evenement leuker en mooier maken. Ik zet een aantal ideeën voor je op een rij.

Aandacht kost haast niets!

Ten eerste wil iets delen over het belang van aandacht. Het is me opgevallen dat je met aandacht al een heel eind komt. Het zit hem namelijk niet in een dure technische tool of een fantastische openingsact. Natuurlijk is dat leuk en spectaculair, maar dat zijn vooral de puntjes op de i.

Het belangrijkste is dat je evenement in de basis goed verzorgd is, met oprechte aandacht en een flinke dosis gastvrijheid. Je bezoekers voelen namelijk feilloos aan of je iets met zorg organiseert. En dat heeft invloed op de sfeer en hoe ze op je evenement terugkijken.

Zelf zou ik eerder kiezen om te kijken naar details die je kunt verbeteren, dan gelijk allerlei offertes aanvragen. Kijk eens naar deze tips om de gastvrijheid te verbeteren. Of kun je qua bewegwijzering nog iets leuks doen? Is het een idee om de directeur mensen persoonlijk welkom laten heten bij de ontvangst? Als netwerken een belangrijk onderdeel is van je evenement, dan kun je dat faciliteren. Zelfs zonder allerlei tools. Bijvoorbeeld door iemand uit het team als matchmaker in te zetten. Fijn voor de mensen die netwerken wat spannend vinden.

Kies een goede locatie

Mijn tweede tip is om iets meer te besteden aan de locatie dan aan een goodie. Kies een goede locatie waarbij je weet dat alles van A tot Z goed geregeld is. Een prettig ontvangst, goed eten en zo min mogelijk rijen. Daarnaast zijn er locaties die zo mooi zijn, dat je aan de aankleding zelf weinig hoeft te doen. En het bezoek aan de locatie al een beleving op zich is. Sommige locaties hebben andere meubels en aankleding dan er standaard in de zaal staan. Zijn er wellicht ook creatieve mogelijkheden met de presentatie van het eten en drinken? Vraag dus aan je contactpersoon wat de mogelijkheden zijn.

Kijk ook eens naar andere locaties dan eventlocaties. Kun je misschien bij iemand op kantoor iets organiseren?

Slim combineren

Probeer zoveel mogelijk twee vliegen in één klap te slaan. Huur bijvoorbeeld een mooie koffiebar die gelijk een saai hoekje opvrolijkt als decoratie. Of zet hosts in die zowel de gasten kunnen entertainen als bedienen. Als je een kille ruimte sfeervol wilt maken en toevallig toch al een AV-bedrijf inhuurt, vraag ze of ze ook wat mooie sfeerlampen hebben.

Badges kun je ook multifunctioneel inzetten. Combineer het programmaboekje met de badge en bespaar zo drukkosten. Gebruik een badge als netwerktool door er een opdracht op te plaatsen. Of laat mensen een thema opschrijven in plaats van hun eigen naam.

Badges buttons

Heb je budget voor giveaways? Je kunt van de badge ook een leuke giveaway maken, zoals een notitieboekje of een flesje water met de naam van de bezoeker. Dan heb je geen badges meer nodig. Die zijn niet de duurste, maar het scheelt toch weer!

Wist je dat je van banners en doeken tassen kan laten maken? En als je het nou slim aanpakt, verkoop je de tassen (het zijn immers limited editions!). Of geef de tassen weg als cadeautjes aan de sprekers.

Circulaire tassen

Props en styling

Zelf heb ik een aantal keer gekozen om wat props in te zetten om een evenement wat aan te kleden. Dat is niet onwijs low budget eerlijk gezegd. De meeste kosten zitten vooral in het vervoer en de opbouw. Maar mocht je iets van budget hebben, zoek dan een bedrijf uit de buurt die je kan helpen met de styling of het leveren van rekwisieten. Daarmee kun je heel eenvoudig van niets iets maken. Zo heb ik ooit een kaal strandje omgetoverd tot een soort beachlounge met behulp van zitzakken, vuurkorven  en enkele typische strandrekwisieten.

Betaalbare goodies

Tot slot nog een paar (relatief) betaalbare goodies. Zo zijn er bijvoorbeeld toffe sneakers die je al per stuk kan bestellen. Een leuk idee voor de crew of als cadeautje voor de sprekers!

Met PhotoFlyer kun je van je bezoekers leuke Polaroid-foto’s maken, zonder een hokje of personeel te hoeven inhuren. Je kunt namelijk het materiaal (de camera, foto’s en flyer) laten bezorgen en een van de teamleden vragen of hij/zij een foto wil maken van de gasten.

Ook van de lichtgevende armbanden is een versie beschikbaar die je zelf kunt bedienen. Je moet ook hier wel iemand hebben die je helpt met de bediening en techniek. De armbanden kun je inzetten op een feest, als spelelement of om mensen een seintje te geven wanneer de pauze of een presentatie begint.

Ik hoop dat dit je op ideeën brengt. Meer tips zijn welkom! Laat je reactie hieronder achter.

Inspireer anderen en deel dit idee

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Misschien vind je dit ook interessant

Speakers die alleen één persoon kan horen. Handig of niet?

Met de eenpersoonsspeaker hoeven eventbezoekers geen (onhygiënische) koptelefoontjes meer op en hebben andere mensen geen last van het geluid. 

Lees verder
Brommerbios

Brommerbios: een bioscoop op wieltjes

Wil je een film vertonen op jouw evenement? Deze Brommerbios kun je (bijna) overal neerzetten. Ideaal voor in een subzaal of op een bedrijfsfestival.

Lees verder
Festival voor ouderen

Een festival voor 65+: waar moet je rekening mee houden?

Organiseer je een evenement waar (ook) ouderen komen? En wil je weten waar je dan rekening mee moet houden? Ik bezocht het 65+ festival Forever Young om dat uit te zoeken.

Lees verder

1 gedachte over “Hoe je met een klein budget een mooi evenement organiseert”

  1. We kregen nog een goede tip op LinkedIn:
    “Ik zou studenten van een horecaschool uit de omgeving inzetten die koffie kunnen schenken. Voor hen een mooie werkervaring. De kosten van het inhuren van de studenten kunnen worden besteed aan hun school. Een mooie wisselwerking. Daarnaast zullen de studenten het event zeer waarschijnlijk delen op hun social media (kijk hier sta ik op ) = gratis reclame voor jouw event.”

Een reactie plaatsen