Dat een goede voorbereiding het halve werk is, weet je natuurlijk allang. Toch is het werk als een eventmanager vaak wel even stressen. Daarom 5 tips voor een stressloos evenement.
Afgelopen zaterdag was ik voor de derde keer ceremoniemeester op een bruiloft van vrienden. Dat vind ik net even spannender dan zakelijke evenementen. Het moet natuurlijk de mooiste dag van het leven van het bruidspaar worden en dan zijn het ook nog eens goede vrienden. Als perfectionist leverde dat me tot nu toe nog best wat spanning op. Maar bij deze bruiloft voelde ik een paar dagen van tevoren al zoveel rust en zekerheid over mijn rol op de grote dag. En voor het eerst had ik op de dag zelf geen enkel moment stress ervaren, de hele dag niet. Ik stond er zelf van te kijken!
Het heeft deels te maken met de ervaring. Ook hielp het dat de bruid heel goed wist wat ze wou en veel zelf geregeld had. Maar ik ben er van overtuigd dat de dag zo stressloos verliep omdat het simpelweg erg goed voorbereiding was. En ik heb nu ervaren wat voor verschil het maakt als het écht tot in de puntjes voorbereid is.
Voor de perfectionistische eventmanagers onder ons daarom wat tips over wat ik geleerd heb van deze bruiloft, zodat ook jij stressloos een evenement kan managen.
Tips voor een goede voorbereiding
- Zorg dat je (met name voor cruciale momenten) een aantal scenario’s schetst van tevoren en daar ook oplossingen voor bedenkt. Denk aan slecht weer scenario’s, mensen die te laat komen of spullen die niet op tijd arriveren.
- Weet precies wat de verwachtingen zijn van je opdrachtgever, baas of in dit geval het bruidspaar. Zo kun je op de dag zelf, indien iets niet helemaal volgens plan verloopt, zelf beslissingen maken. Dat scheelt je een hoop tijd met de afstemming en je wilt bovendien deze mensen op de dag zelf niet tot last zijn.
- Zorg dat je rustmomenten creërt, zodat je de dag kan opdelen in verschillende momenten. Dat geeft je enerzijds speling voor als iets uitloopt. Anderzijds kun je je gedurende de dag nog even je draaiboek rustig doornemen voor de rest van de dag.
- Probeer niet teveel verantwoordelijkheden tegelijk bij jezelf of iemand anders neer te leggen. Als dat onvermijdelijk is, zorg dan dat je hulp inschakelt. Hoe goed je ook bent in je werk, we kunnen allemaal maar één ding tegelijk doen. Bovendien heb je dan meer tijd om eventuele problemen op te lossen.
- Weet waar je goed in bent en laat zaken waar je je niet prettig voelt aan anderen over. Daarnaast zorg je dat iedereen z’n eigen rol weet en behoudt. Ga je dus zelf niet bemoeien met techniek, catering of aankleding als je daar mensen voor hebt. Houd het alleen in de gaten en stuur mensen aan.
Kortom: hoe meer tijd je steekt in de voorbereiding, hoe soepeler de dag zelf verloopt. Zo simpel is het. Het blijft natuurlijk nog wel hard werken 😉
Ik ben benieuwd hoe jij dat ervaart. Heb jij nog tips om relaxter de dag door te komen? En de zeer ervaren managers onder ons; wat voor tips heb jij nog ter aanvulling?
