Hoe vraag je een goede offerte aan?

Je bent op zoek naar een toffe weggever voor de deelnemers van jouw volgende evenement. En je benadert wat bedrijven voor een offerte. Hoe zorg je ervoor dat je een geweldig voorstel terugkrijgt met ideeën die perfect aansluiten bij jouw doel, evenement en de bezoekers?

De belangrijkste informatie die je moet doorgeven is voor de meeste mensen wel duidelijk. Wat wil je hebben, om hoeveel stuks gaat het en moet het bedrukt of borduurt worden? Maar bedrijven hebben meer informatie nodig om je een goed voorstel te kunnen doen.

In deze blog delen we een aantal tips!

Een vluchtig mailtje = vluchtige ideeën

Wij krijgen bij EventGoodies regelmatig een heel kort mailtje of we even in een twee dagen wat ideeën willen opsturen voor goodies. Maar je raad het al, dat is niet te doen. Als je in haast een mailtje stuurt, kun je niet veel meer verwachten dan wat vluchtige ideeën van onze kant. Dat is niet omdat we je niet willen helpen, maar omdat je het ons niet makkelijk maakt. Met deze blog wordt het duidelijker waarom dat is en wat je zelf kunt doen om betere voorstellen te ontvangen. Ook van andere bedrijven.

In het verleden heb ik zelf veel offertes aangevraagd bij bedrijven. In de meeste gevallen vond ik de offertes die ze stuurden teleurstellend. Dat kan natuurlijk aan het bedrijf liggen. Dan legde ik kort uit waar het voor nodig was, bijvoorbeeld om studenten naar de stand te trekken op een beurs. Ik zocht iets bijzonders en unieks. En dan kreeg ik de prijzen van bedrukte pennen en stressballen. Oke, dan slaat het bedrijf in kwestie de plank nogal mis.

Maar nu ik zie wat voor mailtjes wij weleens binnenkrijgen, kan het ook aan de kant van de aanvrager beter. En daar help ik je graag bij.

Begin ruim op tijd

Dit is de belangrijkste tip in de hele blog. Vraag de offertes ruim van tevoren aan. Bedrijven denken graag met je mee, maar je moet ze wel de tijd en ruimte geven. Ze zitten niet verveeld achter hun bureau te wachten tot jij ze verlost van hun saaie dag. Ze zijn vaak heel druk, met name omdat heel veel mensen met spoed aanvragen doen. Helemaal in deze tijd vol onzekerheden.

Ik kan me voorstellen dat je niet precies weet wat je allemaal voor informatie moet geven en wat een relatiegeschenkenbedrijf van je nodig heeft. Maar daar zijn zij voor. Zij vragen wel door, maar dan moet er wel tijd zijn om contact met elkaar te hebben. En soms is het nodig om daar even over na te denken of intern te overleggen.

Houd er ook rekening mee dat veel producten uit China komen. Dan moet het ook nog bedrukt worden en verpakt. Dat gaat dus niet in twee weken. En zelfs bij lokale producten is dat lastig.

Wil je graag een duurzaam product? Lees dan de blog met 4 stappen om een duurzame goodie te vinden.

Dus start ruim op tijd, ook als je niet direct de order wilt bevestigen. Maar zorg dat je alvast weet welke goodie het wordt, wat de prijzen zijn en de levertijd. Mocht je nog iets langer willen wachten tot je beter inzicht hebt in hoeveel stuks je nodig hebt, dan kan dat in overleg met het bedrijf altijd. Dan staat alles in de startblokken, met verschillende staffelprijzen en dan hoef je alleen nog maar een go te geven. Wel zo fijn, want dan kun je zo vlak voor het evenement focussen op andere zaken.

Stuur direct je logo mee

Sommige leveranciers vinden het prettig als je direct een logo meestuurt als je dat op een product wilt hebben. Zelf zou ik als aanvrager daar pas aan denken als de order uiteindelijk doorgaat.

Het voordeel om het gelijk te sturen, is dat je duidelijke visuals ontvangt van het product met jouw logo erop. Misschien kom je er zelfs achter dat het logo niet geschikt is voor de wensen die je hebt en moet er een alternatief logo gemaakt worden.

Ook kan het zijn dat je voor een andere type product kiest vanwege de bedrukking. Het is handiger om dat al bij de aanvraag te weten, zodat je later niet in tijdnood komt.

Geef een deadline aan

Haast of niet, geef sowieso een deadline aan. Ik heb weleens een geïrriteerde mail ontvangen omdat ik niet binnen 24 uur een offerte had gemaild. En diegene had nu voor de meeting geen input om in te brengen. Hoe kon ik dat weten?

Dus geef heel duidelijk aan wanneer je een offerte wilt ontvangen. Het is ook heel fijn voor een bedrijf om te weten als het niet veel haast heeft. Dan kunnen ze spoedzaken eerst oppakken en daarna in rust (en ruimte voor creativiteit!) jouw aanvraag oppakken.

Deel het doel en de doelgroep

Als je al precies weet wat je wilt hebben en alleen de prijzen wilt weten, dan hoef je hier niet over uit te wijden. Maar als je wilt dat een bedrijf creatief met je meedenkt over een product, dan is het belangrijk om te weten wat het doel is van je weggever, wanneer en hoe je het wilt uitdelen en wie de doelgroep is.

Je kunt een goodie op allerlei manieren inzetten. Het is nogal een verschil of je bijvoorbeeld:

  • Iets aan het einde van de dag wilt geven, zodat mensen aan jouw bedrijf blijven denken.
  • Iets zoekt om in gesprek met mensen te komen op een beurs.
  • Een bedankje wil geven aan de sprekers of partners.
  • Een opvallende uitnodiging wil sturen.

Een pen voor alle bezoekers die je in een goodiebag stopt, zal waarschijnlijk goedkoper zijn dan een pen die je als bedankje aan sprekers geeft. Dus als jij iets voor sprekers zoekt en niet allerlei prijzen wil ontvangen van strooipennen, wees daar dan duidelijk in. Dit scheelt ook een hoop heen en weer gemail.

Laat bedrijven meedenken

Een relatiegeschenkenbedrijf weet precies wat er allemaal op de markt te vinden is wat er nieuw is, wat er aankomt. Zij zijn hier elke dag mee bezig. Jij wilt misschien in eerste instantie een waterfles bestellen, maar als je contactpersoon even doorvraagt, blijkt dat er een ander cadeau veel beter aansluit.

Een van onze partners geeft dan ook aan: “Met een duidelijk doel waarvoor een geschenk of premium bedoeld is, kunnen wij nog beter adviseren en een selectie maken van producten. Al is het product nog zo standaard, maak het anders met een leuke tekst of bedrukking. Durf eruit te springen door iets te doen waarbij je de ontvanger aan het denken zet en vertel een verhaal bij het product wat blijft hangen.”

Op onze website geven we je inspiratie, zodat je zelf al een beeld krijgt wat er allemaal mogelijk is. Maar er is nog zoveel meer!

Als je graag wilt dat wij en onze partners met je meedenken en wat ideeën op een rij zetten, vul dan ons formulier in.

Budget (en investeren)

Vaak vraagt een bedrijf wat het budget is. Dat maakt het makkelijker om gericht te zoeken en om te voorkomen dat ze niet tevergeefs tijd en moeite steken in iets wat vervolgens te duur blijkt te zijn. Als je een budget hebt, is het fijn om dit door te geven.

In veel gevallen is er niet echt een duidelijk budget bekend. Ik heb dat zelf ook vaak meegemaakt als ik offertes moest opvragen. Zowel toen ik nog in loondienst werkte, als nu voor mijn eigen bedrijf. Dat komt omdat het helemaal afhankelijk is van wat het product wordt.

Als het om een goodie gaat waar je verwacht veel impact mee te maken, ben je waarschijnlijk eerder bereid wat meer te investeren. En dat is gelijk ook een belangrijke tip: zie het niet als kostenpost, maar als investering. Zo kun je misschien ook meer budget krijgen van je opdrachtgever of manager.

En als het zo goedkoop mogelijk moet en je er alleen een logo op wilt zetten, zou ik nog eens goed nadenken of je je geld zo wel goed besteedt.

Plaats een reactie