Volgende maand vindt de 9ste editie plaats van Avanade Inspire. Ik heb de eerste 4 edities georganiseerd en vond het tijd om eens terug te blikken. Wat heb ik geleerd van mijn eerste congres?
Avanade Inspire is een evenement dat ik heb opgezet (ik was ruim 5 jaar marketeer bij Avanade) met 2 collega’s. Zij verzorgden het programma en ik deed de aankleding, organisatie en communicatie voor de eerste 4 edities. Mijn liefde voor het organiseren van evenementen is grotendeels ontstaan door dit evenement.
Hieronder de belangrijkste dingen waar ik vandaag de dag nog steeds rekening mee houd als ik een evenement organiseer.
Het belang van een goede locatie
Dat de locatie erg bepalend is voor de sfeer en het succes van het evenement. Het eerste jaar organiseerden we het op een kantoor. Hoewel ik van onconventionele locaties houd, was het in dit geval wat onpraktisch. Met name omdat de locatie niet ingesteld was op subsessies. Bovendien heet het evenement Inspire en de locatie moet daar dan ook op aansluiten.
Door het evenement op een echte eventlocatie te organiseren, kreeg het gelijk een veel professionelere uitstraling. Bovendien kon ik zaken als techniek aan de experts overlaten en was het fijn dat er een eventmanager rondliep. Ook was het voor medewerkers die gingen presenteren een stuk gaver om op een echt podium te spreken.
Geen rijen voor het buffet
Tijdens een van de edities van Avanade Inspire moesten mensen erg lang in de rij voor hun eten staan. En dat is vervelend, want je hebt in je pauze wel wat beters te doen. Je wilt bijkomen, rustig eten en bijkletsen met andere aanwezigen. Hoewel locaties hier veel ervaring mee hebben, is het altijd goed om na te vragen hoe dit geregeld wordt.
Een simpele oplossing is om het buffet van 2 kanten toegankelijk te maken (dus niet tegen een muur zetten bijvoorbeeld) en door meerdere buffettafels in de ruimte te zetten.
Aandacht voor de aankleding
Mensen waarderen het als je aandacht besteed aan de aankleding. Daarbij zijn mensen eerder geneigd om foto’s te maken als er iets bijzonders te zien is. Niet iedereen maakt foto’s van de spreker of de slides. Wél van dat toffe t-shirt dat ze als spreker hebben gekregen of de race-auto die opeens midden in de keynote-zaal verschijnt. Dus als je wilt dat mensen op social media iets delen op je evenement, denk dan ook na over wat je kunt inzetten om dit te bevorderen.
Hoe kijk jij terug op jou eerste evenement? En zijn er punten die je nog altijd meeneemt als je vandaag de dag een evenement organiseert? Deel jouw ervaring in de reacties hieronder!
1 gedachte over “3 Dingen die ik geleerd heb bij mijn eerste congres”
Altijd leuk, terugkijken op je eerste evenement of project. De voobereiding kost veel tijd en het evenement zelf is meestal binnen een dag al voorbij! Geniet dus ook vooral. Goede voorbereiding is echt het halve werk. Je hebt te maken met experts: sprekers, locatie, catering, AV, jijzelf. Samenwerken gaat dan een stuk sneller en bovendien houd je elkaar scherp en enthousiast. Knelpunten die je moet voorkomen bij een evenement zijn: rijen bij de entree, – bij buffetten, – bij zalen. Doorstroom is enorm belangrijk. Ga ook altijd uit van de bezoeker/doelgroep bij de voorbereiding van een evenement. Wat wil hij/zij zien, horen, proeven, ervaren?