Een inhoudelijk programma combineren met een reis. Bij het organiseren van een workation komen andere dingen kijken dan een eendaags evenement. Ik deel graag wat tips.
Workations en ook (business) retraites waren, vlak voordat COVID-19 uitbrak, erg populair. En ik verwacht dat dit soort kleinschalige evenementen na versoepeling van de maatregelen wel snel weer mogelijk kunnen zijn. Heb je zelf ook plannen om een workation of business retraite te organiseren? Dan heb ik wat tips voor je.
Als begeleider mee op een zakelijke cruise
Eind vorig jaar ben ik als begeleider mee geweest op een bijzonder avontuur. Ik mocht een groep van 30 internationale ondernemers begeleiden tijdens een cruise. Het idee achter deze reis is ideaal: in de nacht varen en overdag weer nieuwe bestemmingen ontdekken. En tijdens zeedagen werken aan je eigen bedrijf. Oftewel… een workation!
We keken met de deelnemers waar ze nu stonden met hun bedrijf, wat het doel en de strategie was. De verschillende workshops zorgden voor verdieping en een andere, verfrissende kijk op hun bedrijf. Tijdens de mastermind sessies hielpen de deelnemers elkaar. Ook tijdens een workation is het fijn om in kleinere groepen te sparren, met als doel om elkaar en elkaars bedrijven te laten groeien. Dit geeft de juiste focus, motivatie en support en zorgt ook vaak voor mooie samenwerkingen.
Wat is een workation en waarom zou je Die Organiseren?
In Nederland is het begrip nog niet zo bekend, maar in andere landen is het erg populair. Daar plannen vooral ondernemers jaarlijks een workation. Dit noemen we ook weleens een business retraite. Hoe fijn is het om je te omringen met gelijkgestemden, kennis te delen en samen te sparren over nieuwe ideeën en plannen? Dit soort evenementen zorgen voor een enorme boost aan creativiteit en inspiratie.
Door even niet ín je bedrijf maar áán je bedrijf te werken, ligt de focus op ontwikkeling en strategie in plaats van je druk maken over deadlines, een uitpuilende inbox en een volle agenda. Het is de manier om het bedrijf naar een hoger level te tillen. Een andere omgeving, nieuwe mensen leren kennen en werken aan het bedrijf, een mooie mix van business en pleasure. Een bijkomend voordeel is dat workations opgegeven kunnen worden als zakelijke kosten. Dus het is ook nog eens aftrekbaar voor de deelnemers!
Kies de juiste deelnemers
Het aanbod van workations is enorm gegroeid de laatste tijd. Om jouw evenement te laten slagen, is het heel belangrijk om de juiste deelnemers aan te trekken. Met hetzelfde doel en mindset. De meeste workations bestaan uit een groep van circa 8 tot 16 personen. De deelnemers zijn vaak ondernemers, maar je zou ze ook kunnen organiseren voor directeuren of C-levels binnen een bepaalde branche.
Kies de doelgroep uit die bij je past en waarin je je kunt inleven, zodat je een aantrekkelijk programma kunt samenstellen.
Kies een locatie
Ja, een zonnig land of tropische bestemming spreekt altijd aan. Maar kijk ook eens naar de fantastische locaties, kleinschalige hotels, mooie kasteeltjes of ga juist back to basic in safarikampen die in Nederland of vlak over de grens te vinden zijn. Er zijn zoveel mooie plekken die zowel inspiratie als ontspanning bieden. Hou er rekening mee dat de meeste deelnemers voorkeur hebben voor een eigen kamer. En kies je voor eigen locatie, denk dan ook aan goede en gezonde catering! Laat dit verzorgen, zodat je hier zelf geen omkijken naar hebt.
Hoe stel je een goed programma samen?
Het spreekt voor zich dat het doel van de workation duidelijk moet zijn, zodat je de juiste deelnemers aantrekt. De belangrijkste reden om deel te nemen is het inhoudelijke programma. Zorg ervoor dat je hier de meeste tijd voor uittrekt, met aansprekende sessies en workshops. Wissel dit af met momenten van ontspanning en het verkennen van de bestemming. Het is fijn als er voldoende tijd is voor deelnemers om de sfeer te proeven van de omgeving. Zoek vooraf de onverwachte plekjes en verras de deelnemers daarmee. En geef de deelnemers ook genoeg vrije tijd, zodat ze zich even terug kunnen trekken en alle opgedane informatie verwerken.
Even offline
Ervaring leert dat veel deelnemers het heel fijn vinden om deze periode even niet online te zijn, niet bereikbaar voor de buitenwereld. Zo kunnen ze in alle rust en focus werken aan hun doelen. Het biedt de mogelijkheid om echt de juiste keuzes te maken, alles even los te laten, rust te pakken, jezelf te leren kennen. Zorg daarom voor een nood-telefoonnummer wat de deelnemers kunnen achterlaten bij de thuisblijvers.
En nog een belangrijke tip… Kies een bestemming die je goed kent. Ben je er niet zo bekend, plan dan vooraf een inspectie in. Zo kom je vaak op leuke onverwachte plekjes die je misschien zelfs in je programma kunt verwerken. En daarnaast kun je de deelnemers tijdens het evenement ook goed adviseren als ze ergens naar op zoek zijn, een apotheek nodig hebben of naar iets anders op zoek zijn.
Heb je nog vragen over workations? Laat het weten in de reacties of stuur me een berichtje!
