Een goed evenement bestaat uit meer dan een mooie locatie, lekker eten en sterke sprekers. Je evenement maak of kraak je met de gastvrijheid. Wij delen 4 manieren hoe je je evenement nog gastvrijer maakt.
Inhoud
Zorg voor een prettige start
Probeer met de start- en eindtijd van je evenement rekening te houden met de spits. Wellicht kun je je programma zo samenstellen dat mensen zelf kunnen bepalen of ze voor of na de spits komen, zonder dat ze essentiële dingen missen. Of bied een vroeg ontbijtje aan voor mensen die voor de file uit willen rijden. Als dat geen gastvrijheid is!
Het is overigens niet zo vanzelfsprekend dat iedereen maar met de auto naar jouw evenement komt. Verwacht dat je bezoekers hebt die met het openbaar vervoer komen, zorg dan dat je hier duidelijk over communiceert. Als de locatie lastig te bereiken is, zou je zelfs vervoer kunnen inzetten van en naar het station.
Voorkom rijen
In de rij staan frustreert de bezoeker niet alleen, het is ook ontzettende zonde van hun tijd. Probeer rijen zo kort mogelijk te houden. Zowel bij de entree, als bij de wc’s, catering en bij de zalen. Er zijn een paar simpele manieren om dit te voorkomen. We schreven al eerder tips over het verkorten van rijen bij buffetten. En in dit interview spraken we over het verkorten van rijen door handige badge-systemen. Op onze Facebook-pagina deelden lezers meer tips om rijen te voorkomen.
Houd rekening met dieetwensen
Het gaat volgens mij steeds beter op evenementen en locaties met de opties voor eten voor mensen met allergiën of dieetwensen. Toch gaat het soms heel erg mis. Er is niets zo vervelend voor een gast als niet mee kunnen eten of het gevoel te hebben ‘lastig’ te zijn. Driedubbelcheck dus of dit goed geregeld is.
Laat bezoekers vrij
Geef bezoekers de vrijheid om zelf hun programma samen te stellen. De hele dag in 1 zaal zitten is echt geen pretje. Subsessies zijn al heel fijn. Ik kan me zo voorstellen dat er mensen zijn die even een sessie willen overslaan. Om even te bellen of om alle indrukken te verwerken. Bied die mogelijkheid ook en zorg dat ze ook tijdens sessies de cateringsruimte in kunnen, rustig kunnen zitten en een drankje kunnen krijgen of bestellen.
Het succes zit hem niet in of alle subzalen wel gevuld zijn, maar of een bezoeker na jouw evenement iets heeft geleerd, ontdekt en in beweging komt. Het EventCanvas is overigens een handige tool om je hierbij te helpen.
Heb jij nog aanvullende tips?
