Marketeers en eventmanagers zijn vaak duizendpoten en herkennen dit vast: Je hebt teveel te doen en te weinig tijd. Om nu niet helemaal door te draaien van al die to-do lijstjes geven we je 5 tips en tools.
Inhoud
Tip 1: Check niet gelijk je e-mail wanneer je wakker wordt
Ik weet dat dit hartstikke lastig is, want we zijn allemaal toch een beetje verslaafd om elke dag gelijk op onze mobiel of de computer te kijken. Maar als je dit doet dat dan ontstaat er al gelijk ruis in je hoofd. Je absorbeert zoveel informatie in zo’n korte tijd, dat je focus minder wordt.
E-mail controleert dan jou en je to-do lijst voor die dag. Probeer bepaalde tijden aan te houden waarop je je mail checkt, bijvoorbeeld om 10.00 uur en 14.00 uur. Of een andere tijd wat voor jou werkt. Gebruik ook een auto-responder, zodat je een seintje krijgt wanneer je kunt kijken. Deze structuur geeft je meer rust. Je kunt ook een e-mail reply instellen waarin staat dat je op bepaalde tijden je mail checkt, zodat mensen weten dat je niet gelijk reageert op hun mail.
Tip 2: Hou je to-do lijst kort
Zelf maak ik altijd 2 to-do lijsten. Eerst schrijf ik alles op wat er in mijn hoofd opkomt. Dan laat ik dat even liggen, ga iets anders doen en neem ik een nieuw vel papier. Daar schrijf ik dan heel groot mijn top 3 van de to do’s op. Vervolgens leg ik dat elke keer in mijn zicht.Op deze manier blijft het overzichtelijk, hou je focus en zul je zien dat je aan het einde van de dag ook heel veel van de andere lijst kunt afvinken, omdat die samenhingen met de 3 top to do’s.
Tip 3: Ontbijt, lunch en dineer op tijd
Als je in de flow zit is het moeilijk om even te stoppen om te eten. Maar als je super productief bent betekent dat ook dat je super veel energie nodig hebt en die moet aangevuld worden. Vaak heb je op het moment zelf nog helemaal geen trek en onderdruk je onbewust dat gevoel. Toch is het noodzakelijk om te eten (ontbijt, lunch en diner) en het liefst op gezette tijden. Anders heb je tegen 11.30 of 16.00 uur een enorme dip en dat is zonde van je tijd!
Om jezelf toch te helpen herinneren om te eten (en je laptop even dicht te doen) is om loeihard een alarm te zetten waarvoor je echt achter je laptop vandaan moet komen om dit uit te zetten. Zo zit ik bijvoorbeeld op zolder te werken en gaat er een alarm af in de woonkamer. Mega irritant op dat moment, maar na het uitzetten van het alarm voel je toch dat je trek hebt en gaat iets eten.
Tip 4: Batch je werk
Batch je werk? Wat is dat? Het betekent niets meer dan dat je kijkt of je dezelfde werkzaamheden in een tijdsblok kunt stoppen. Vaak ben je geneigd om allerlei dingen door elkaar te doen. Maar probeer eens blokken te maken waarin je alleen nieuwsbrieven leest, de promotie voor een event regelt, mail checkt en beantwoordt, telefoontjes pleegt, planningen maakt etc. Je zult zien dat je dan veel effectiever kunt werken. Voor nog meer productiviteit kun je de blokken alvast indelen in je agenda en deze elke week op dezelfde dag en uren herhalen. Je afspraken kun je er dan mooi omheen plannen en die vormen dan geen ruis voor je andere werkzaamheden.
Tip 5: Laat tools je helpen aan overzicht
Natuurlijk is een beetje hulp ook wel handig en tegenwoordig heb je steeds meer tools die je ook echt goed kunnen helpen. Hier een aantal die ik zelf gebruik:
- Datumprikker (snel een eenvoudig een datum en locatie prikken om iets te plannen)
- Basecamp of Trello (projecten managen)
- Evernote (soort online notitieboekje en archief)
- Canva (eenvoudig design programma)
- Focus (time management tool)
Ik hoop dat je iets kunt toepassen uit bovenstaande tips & tools en dat je nog productiever wordt dan je nu al bent. Gebruik jij nog andere tools die voor jou goed werken en die je graag wilt delen? Laat je reactie hier achter.
