Veel eventplanners zetten liever teveel dan te weinig stoelen in een congreszaal. Het heeft een aantal voordelen om toch wat minder stoelen neer te zetten.
Het idee achter veel stoelen neerzetten is in eerste instantie heel logisch. Je wilt dat alle deelnemers snel kunnen gaan zitten. Je wilt daarnaast voorkomen dat je ineens nog extra stoelen moet slepen omdat je te kort komt. Maar wat gebeurt er als er teveel stoelen staan?
Het onbewuste effect van teveel stoelen
Je herkent het wel. Mensen gaan niet vooraan, maar vooral achterin de zaal zitten. Net als vroeger op school. Voor de sprekers is het niet echt fijn dat de eerste paar rijen leeg zijn. Maar veel belangrijker: op de deelnemers heeft het ook effect. Schijnbaar waren er nog meer dan genoeg plekken beschikbaar en is het evenement niet zo bijzonder.
Als er daarentegen te weinig of precies genoeg stoelen staan, gaan mensen ook vooraan zitten. Voor laatkomers pak je nog wat extra stoelen. Zeg nou zelf, dat geeft het gevoel van een succesvolle start? Zorg er wel voor dat die stoelen gemakkelijk bereikbaar achter in de zaal klaar staan!
Sommige zalen hebben vaste stoelen, zoals in een collegezaal, theater of een bioscoop. Dat geeft niets, dan kun je op de achterste stoelen gewoon een bordje ‘gereserveerd’ neerleggen. Of wat ook goed werkt is dat je iemand van de organisatie iedereen laten begeleiden naar zijn of haar zitplaats. Waarbij je de zaal van voor naar achter vult.
Zet dus nét genoeg stoelen neer
Ik vind het fijner net genoeg stoelen te gebruiken. Dus het aantal deelnemers minus het verwachte aantal no-shows. En houd die stapel stoelen achter de hand voor als het no-show percentage lager uitvalt dan verwacht.
Het is een eenvoudige manier om je congres een beetje specialer te laten aanvoelen. Voor zowel de spreker, de deelnemers, voor jezelf en de organisatie. Het ziet er overigens ook nog eens veel beter uit op de foto.
