Na een tijdelijk stapje terug, komt er vanzelf weer een stijgende lijn qua evenementen en bezoekersaantallen. Grote kans dat we eerst nog wat evenementen coronaproof moeten organiseren. Vraag jij je af hoe je de ontvangst dan goed regelt? Lees hier de tips van 6 experts!
Geïnspireerd door een lezersvraag zijn wij op zoek gegaan naar ervaringen bij de ontvangst van grotere groepen. Hoe hebben zij dit aangepakt? Wat is veilig, belangrijk en welke werkwijze werkt goed in de praktijk? En hoe voorkom je dat door de extra maatregelen de ontvangst traag gaat en er een lange rij ontstaat?
We maakten een rondje langs een aantal professionals uit het vak. Vanuit verschillende invalshoeken delen zij hun expertise.
De tips
Nog wat handige tips voor een vlotte doorloop van mijn kant; zorg dat je ontvangstteam het antwoord op praktische vragen paraat heeft. Denk aan de uitrijkaart of een plek om grotere persoonlijke spullen af te geven. Anticipeer hierop en stem deze zaken tijdig af. Maak je gebruik van een on-site registratiesysteem? Dan is het fijn om er iemand bij te hebben voor technische support. Zo verkort je oponthoud bij eventuele storingen.
Kijken naar de mogelijkheden
We kunnen met zekerheid stellen dat deze tijd onzekerheid en uitdagingen met zich meebrengt. Wat helpt is je te realiseren dat bedrijven nog steeds een boodschap hebben die ze willen overbrengen. Een (live) evenement is daar nog steeds het meest geschikte middel voor. Onderzoeksbureau Neurensics toonde onlangs het wetenschappelijke bewijs van de impact van live evenementen aan.
Ja, het organiseren van een evenement vraagt om meer creativiteit. En ook om meer lef. Gelukkig deinst de eventprofessional daar niet voor terug. In overleg met de locatie en betreffende veiligheidsregio zijn er mogelijkheden. Al dan niet met een selectiever uitnodigingsbeleid of in een andere opzet. Misschien ben je zelf al bezig met de organisatie van een evenement voor later dit jaar. Inmiddels heb ik in de afgelopen periode al heel wat inspirerende voorbeelden voorbij zien komen. Laten we ons daarop focussen en blijven kijken naar wat er wel kan!
Heb je na het lezen van dit blog zelf nog een leuke tip of ervaring die je wilt delen? Laat het vooral weten in een reactie.
Foto in header: Project Playground, gemaakt door Floris Heuer
