Als eventorganisator denk je als het goed is na over de ROI van je evenement. Maar wat is eigenlijk de ROI van jouw evenement voor de bezoeker?
What’s in it for me?
Niet elke eventplanner denkt uitgebreid na over de ROI van een evenement. Vaak komt het neer op zoveel mogelijk kaarten verkopen, de kosten laag houden en als je geluk hebt nog wat leads eruit halen. De ROI bepalen mag je niet overslaan. En als je wilt weten hoe je de ROI moet berekenen, lees dan deze blog van Blue Purple Events.
Met deze blog wil ik je bewust maken over de ROI van de bezoeker. Want als zij besluiten naar je evenement te komen, willen ze weten wat zij eruit gaan halen. En als je de belofte van je evenement niet kan waarmaken, komen ze niet terug. Erger nog; vertellen ze er slechte verhalen over aan anderen. Dat wil je natuurlijk voorkomen!
Overtref de verwachtingen
Als je een sterk evenement wilt neerzetten, dan moet je de verwachtingen van de bezoeker overtreffen. Bij terugkerende evenementen betekent dat het dus nóg beter moet zijn dan het jaar ervoor.
Nu denk je misschien: dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Op welke punten moet je dan verbeteren? De sprekers, het eten, de locatie? Je bent waarschijnlijk geneigd de uitkomsten van de evaluatie van de vorige keer erbij te pakken.
Dat is een begin, maar niet voldoende. Enerzijds omdat bezoekers slechts naar details kijken van dat ene evenement. Het geeft je nog geen input voor hoe je echt impact kan maken.
Verplaats je in de bezoeker
Om impact te maken, moet je je in jouw bezoeker verdiepen. Dat weet je natuurlijk zelf ook wel. De vraag is alleen: hoeveel tijd besteed je daar aan en hoeveel moeite doe je ervoor? Doe je dat even een paar minuten terwijl je het plan schrijft of ga je er een misschien wel een uur of een dagdeel aan zitten, al dan niet met je team? Hoe langer je nadenkt over de doelgroep, hoe beter je weet wat ze willen en hoe je hun verwachting kan overtreffen.
Wat kunnen of weten ze als ze vertrekken?
Wat belangrijk is, is dat je niet alleen een algemene beschrijving maakt van de doelgroep, maar weet wat hun kennis, houding en gedrag is voorafgaande aan het evenement. Én wat de ideale situatie is hoe ze het evenement verlaten. Hoe is hun kennis, houding en gedrag veranderd?
En precies dáár ga je het verschil maken. Dan weet je namelijk wat er op je evenement moet gebeuren om echt van betekenis te zijn. Want een goed evenement verandert het gedrag van een bezoeker.
Een voorbeeld
Veel evenementen bestaan uit een heel vol programma met sprekers. Als je je meer verdiept in je bezoeker, kom je er wellicht achter dat er geen behoefte is om alleen meer kennis op te doen. Bij een van de klanten die ik hielp met het vernieuwen van hun evenement kwam naar voren dat verbindingen leggen tussen verschillende afdelingen en functies het belangrijkste was. Er heerste weleens onbegrip en frustratie. Deze mensen ontkomen er niet aan om met elkaar samen te werken, maar hebben doorgaans slechts mailcontact en kennen elkaar amper.
Daarom besloot mijn klant na een aantal jaar over te stappen van een evenement vol sprekers naar een evenement met meer ruimte om mensen met elkaar in gesprek te laten gaan. Zo kregen de deelnemers vanuit de verschillende organisaties en functies veel meer begrip voor elkaar en wordt het samenwerken na het evenement een stuk eenvoudiger.
Schiet dus niet direct in de actiestand
Het grootste probleem is dat mensen te snel in de actiestand gaan zitten. Ze kiezen een datum, locatie en gaan alles regelen. Als ze iets meer tijd aan de doelgroep en het ontwerp van het evenement besteden, haal je een beter resultaat.
Als jij op je volgende evenement al de verwachtingen wilt overtreffen, is er dus werk aan de winkel. Zorg er sowieso voor dat je ruim van te voren al nadenkt over de doelgroep.
Neem de tijd en gebruik handige tools
Er zijn tools die je helpen in het proces. Zoals de Empathy Map en het Event Canvas. Je kunt hiermee zelf aan de slag gaan, maar het is in het begin echt even wennen om met die tools te werken. Bovendien bestaat de kans dat je al tijdens de brainstorm met elkaar in discussie gaat. Een extern adviseur helpt jou en je team om te focussen, zodat je het juiste resultaat haalt.
Voor een snel en effectief event ontwerp kun je het beste of de training volgen bij Event Design Collective of een gecertificeerd Event Designer inschakelen. En laat ik nou heel toevallig gecertificeerd zijn! 😉 Dus als je interesse hebt en je evenement naar een hoger plan wilt tillen, laat het me weten.
