Een gratis borrel hier, een netwerkevenement daar. Als eventplanner heb je het vaak voor het uitkiezen. Je tijd is beperkt. Hoe maak je de juiste beslissing?
Het lijkt wel of er steeds meer evenementen voor eventplanners wordt georganiseerd. Leveranciers die graag hun product willen laten zien, branchegenoten die willen sparren, experts die kennis willen delen en locaties die graag hun inspirerende ruimtes aan jou willen laten zien.
Maar hoe kies je? Waar besteed je jouw waardevolle werktijd aan en vooral wat wil je ermee bereiken? De vraag is eigenlijk niet welk evenement je moet bezoeken, maar welke het beste aansluit op jouw behoefte. Ik som een aantal doelen op, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Inspiratie
Als je je wilt laten inspireren, dan wil je iets wat je nog niet kent, wat je verrast en anders is dan anders. In dat geval is het belangrijk je vooraf goed in het programma te verdiepen. Is het programma nog niet bekend of blijft het nog een beetje vaag? Dan kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Heeft de uitnodiging of website een creatieve look & feel en maakt het je nieuwsgierig?
- Is het een terugkerend evenement? Bekijk dan de foto’s en video’s van de vorige editie. Soms zijn er ook verslagen die je kunt lezen.
- Staan er referenties over het evenement online? Of is er iemand die je kunt vragen hoe het is geweest?
- Is de organisatie een partij die bekend staat vanwege hun goede evenementen?
Vaak is een beurs een goede plek om veel inspiratie op te doen. Zo zijn de beurzen Festivak, EventSummit en Promz.Live interessant voor eventplanners. Ook Strtfstvl is de moeite waard te bezoeken als je van creatieve acts houdt.
Kennis
Als je graag iets nieuws wilt leren, dan is het helemaal belangrijk goed naar het programma te kijken. Soms is het lastig om op basis van een titel en korte omschrijving te bepalen of je echt iets nieuws gaat leren. Zoek de sprekers online op. Wellicht zijn er fragmenten te vinden of reviews die je helpen te overtuigen dat het de moeite waard is. Het is natuurlijk altijd afwachten hoe het op het evenement verloopt. Maar met een goede voorbereiding laat je het iets minder aan het toeval over.
Kijk ook goed of het evenement of een specifieke sessie als doel heeft mensen te inspireren of dat je echt met praktische tips naar huis gaat. En ook hier geldt weer: wat is jouw doel?
Kijk voor kennissessies eens bovengenoemde beurzen, want vaak zit daar ook een congresgedeelte bij. Of kijk eens naar de agenda van EventBranche.
Netwerken
Wil je je netwerk uitbreiden of het contact met bestaande relaties versterken, dan is een netwerkbijeenkomst interessant. Vraag jezelf van tevoren af wat wie zou je graag willen ontmoeten en hoe groot is de kans dat je die personen spreekt? Er zijn een verschillende soorten netwerkevenementen. Ga voor jezelf na welke het beste bij je past.
- Ga bijvoorbeeld naar een groter evenement waarbij je de keuze van ontmoeting volledig zelf in de hand hebt. Je kunt je route langs eventuele stands vooraf plannen. En als er een netwerkapp is, maak dan vooraf afspraken.
- Soms zijn er bijeenkomsten waarvan je van tevoren kunt zien wie zich heeft aangemeld. Vaak moet je dan wel zelf het initiatief nemen om op mensen of groepjes af te stappen. Maar als dat voor jou geen probleem is, is zo’n bijeenkomst een goede manier om je netwerk uit te breiden.
- Vind je het lastig om vreemden aan te spreken, dan is een kleinschalig evenement misschien meer iets voor jou. Kleinere evenementen zijn vaak gericht op een specifieke doelgroep, zoals vakgenoten. Dat is heel fijn, want dan gaat het netwerken vaak heel natuurlijk. Je hebt immers veel overeenkomsten met de andere aanwezigen.
- Bij sommige evenementen vindt er vooraf een screening plaats. Dit zorgt voor een goede kwaliteit van de groepssamenstelling. Dan zit je bijvoorbeeld echt alleen met andere eventplanners en niet tussen salesmensen die je wat proberen te verkopen.
- Vind je het lastig om nieuwe contacten op te doen en op iemand af te stappen? Ga dan op zoek naar een evenement waarbij het netwerken wordt gefaciliteerd. Bijvoorbeeld door middel van een spel. Of neem iemand mee. Samen gaat het toch wat makkelijker.
Locaties ontdekken
Als eventplanner ben je altijd op zoek naar locaties. En dan is het belangrijk dat je een evenement zelf kunt zien. Er worden regelmatig tours georganiseerd in een bepaalde stad of regio waar je langs verschillende locaties gaat op een dag. Ideaal, want jij hoeft niets voor te bereiden en hoeft de hele dag nergens over na te denken. Je kan je volledig focussen op het bekijken van de locaties. En heel misschien spontaan nog leuke mensen ontmoeten ook.
Locatietour is een terugkerend evenement wat zo’n 2 à 3x per jaar plaatsvindt. Zeker de moeite waard om eens te bezoeken. Ook zijn er tours van andere organisatoren. Als je Events in de gaten houdt, dan blijf je er goed van op de hoogte.
Kiezen maar!
Ik hoop dat de tips je helpt met helder krijgen wat je precies wilt. Nu nog kiezen. Naast de terugkerende evenementen en beurzen die ik hierboven noemde, zijn er nog een paar evenementen die er binnenkort aankomen.
- Zo is er de 24Carlton Event Experience op maandag 9 en en dinsdag 10 september.
- The Next Event is een kennisfestival van EventBranche en dat vindt plaats op woensdag 18 september.
- De eerstvolgende Locatietour is in Woerden op maandag 7 oktober.
Als je een zelfstandige eventplanner bent, kijk dan eens bij ZEPNL. Zij organiseren maandelijks kennissessies voor ondernemers in de eventbranche, met aansluitend een lunch waar je ongedwongen kan netwerken. Zo sla je twee vliegen in één klap.
Er is natuurlijk nog veel meer. Welk evenement vind jij de moeite waard om te bezoeken? Deel je tips met andere eventplanners in de reacties.
Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met Linda op Locatie. Meer informatie vind je in onze disclaimer.
