We zitten midden in de zomer. Deze vaak wat rustige periode kun je goed benutten om de gastvrijheid op je evenementen te optimaliseren. Ik geef je een aantal tips waarmee je er na de zomer weer vol gas tegenaan kunt.
Een goed en gastvrij evenement organiseer je niet zomaar even. Er gaat vaak meer tijd in zitten dan je vooraf denkt. Er zijn een aantal dingen die je nu alvast kunt doen. Acties op je lijstje zetten waar je straks, als de drukte na de zomer weer losbarst, geen of minder tijd voor is. Zo ben je goed voorbereid op de organisatie van de evenementen die op stapel staan.
Speur naar inspirerende locaties
Verras je gasten met de locatie van je evenement. Werk je al jaren met hetzelfde wensenlijstje of dezelfde locatie(s)? Bekijk dat eens met een frisse blik en wissel eens af. Er zijn zo veel mooie locaties in Nederland. Je moet ze alleen maar nét even weten te vinden. Dus ga op zoek en vraag. Aan iedereen en overal. Collega’s, kennissen, vrienden en familie. Vraag niet alleen naar tips, maar ook naar ideeën en ultieme gastervaringen.
Wees je ervan bewust dat een locatie die bezocht in de privésfeer, misschien ook wel een heel geschikt kan zijn voor jouw zakelijke evenement. Maak je eigen hotlist van alles wat een optie is en plan bij de top 3 gewoon eens een bezoek als gast. Even sfeerproeven. Dat scheelt een hoop gezoek!
Verzamel onderwerpen én sprekers
Denk ook alvast na over onderwerpen voor kennissessies. Plan een brainstorm met bestuurders of collega’s die hier input aan zouden kunnen leveren. Of peil de behoefte bij een aantal gasten van voorgaande evenementen. Kies een vorm die het beste voelt voor jou: telefonisch, mail, live bij elkaar komen of leg contact via een video-call. Deel de input ook met elkaar, want uit het ene idee komt vaak weer een andere waardevolle suggestie. Het is helemaal fijn als je iemand een ervaring met een goede spreker deelt. Zo kun je mooi een lijstje opbouwen en jezelf tijd besparen als de organisatie van je evenement van start gaat.
Bekijk je evenement alsof je zelf te gast bent
Verplaats je in jouw gast. Dat is eigenlijk écht waar het bij gastvrijheid om gaat. Pak er eens een draaiboek bij en neem het door alsof je te gast bent op je eigen evenement. Hoe zou je het zelf willen beleven, wat zou jij prettig vinden? Is de locatie verassend en inspirerend genoeg? Draagt de ontvangst bij aan het gevoel van gastvrijheid? Is er voldoende tijd en rust in het programma ingebouwd, om informatie van de sprekers te verwerken? Er zijn veel momenten of situaties tijdens een evenement waarop je gastvrijheid kunt inzetten om je gast een goed gevoel te geven.
Laatkomers; lastig of een kans?
Wat is er bijvoorbeeld afgesproken over laatkomers en hoe ga je hiermee om? Zorg er in elk geval voor dat er iemand aanwezig blijft bij de ontvangst, als het programma is begonnen. Het liefst twee mensen. Zij kunnen het ongemakkelijke gevoel van een te laat aankomende gast ombuigen naar een welkom gevoel. Begeleid de gast netjes naar de juiste zaal. En vang bij het openen van de deur de eerste nieuwsgierige blikken op. Als je vooraf een aantal makkelijk te bereiken stoelen reserveert, kan jouw gast ongemerkt plaatsnemen.
Wil je ook met een frisse blik aan het najaar beginnen? Werk je lijstje met zomerklusjes dan lekker af en geniet vooral van je welverdiende vakantieperiode!
