Het lijkt wat tegenstrijdig. Ik deel met veel plezier de leukste goodies om de eventbeleving te vergroten. Maar het gaat helemaal niet om de goodies. Een slimme eventplanner weet dat.
Mijn doel van het delen van goodies (= alles wat de eventbeleving vergroot) is jou inspireren om dingen anders te doen, beter te doen. Ik hoop dat je kan voortborduren op de blogs en ideeën. Dus dat je je eigen draai eraan kan geven. En vooral: het laat aansluiten op jouw evenement en de bezoekers. Ik zie dat ideeën soms 1:1 overgenomen worden, terwijl je er zoveel meer kunt uithalen. Daarom deze blog!
Een slecht evenement wordt niet beter door een fotohokje
Wat ik weleens zie gebeuren, is dat er op een ondoordacht evenement even een grappige act of fotohokje wordt neergezet. Maar dan ben je nog niet klaar als het gaat om de eventbeleving.
Wat bedoel ik met een ondoordacht evenement? Een evenement:
- dat in de basis elk jaar hetzelfde is, zonder er eens goed over na te denken of dit wel het beste format is.
- dat bestaat uit een dag vol sprekers, korte pauzes en de welbekende borrel op het eind. En waar van je verwacht wordt dat je elke sessie volgt, dus er gebeurt niets in de cateringsruimte. De bezoeker gaat naar huis vol informatie, maar wat gaat hij nou uiteindelijk daarmee doen?
- waarbij bezoekers vooral eraan terugdenken als een ‘leuk’ evenement met lekker eten op een mooie locatie. Dat is natuurlijk heel fijn, maar bijzaak.
Hoe dan wel?
Hoe het wel moet is voor elk evenement verschillend. Wat enorm helpt is als je meer tijd neemt om eerst na te denken over het doel, de doelgroep en het ontwerp van het evenement, voor je begint met het organiseren. Als je dat doet, op welke manier dan ook, dan ben je al een heel eind op de goede weg.
Wat wil je dat mensen na jouw evenement gaan doen? Wat moeten ze daarvoor weten? Wie moeten ze daarvoor ontmoeten? Hoe kun je zorgen dat je echt impact maakt en ze helpt? Wat weten ze al? Hebben ze ergens weerstand tegen? Om deze vragen te kunnen beantwoorden, moet je de bezoekers heel goed begrijpen.
Tijdens een presentatie van Rutger Bremer over hun nieuwe Event Blueprint, vertelde een van de aanwezige eventplanners dat ze per evenement één hele dag bezig is om doelgroeponderzoek te doen. Ze was de enige in de zaal. En bleek van oorsprong marketeer te zijn. Aha, vandaar. Marketeers begrijpen het. Het is niet gek dat je er vanuit jouw rol er niet eerder aan hebt gedacht, maar doe het dan vooral voortaan wel 🙂
Iedereen wordt er beter van
Je doet het niet alleen voor de bezoekers, maar je wordt er zelf ook beter van. Jij haalt er meer voldoening uit als mensen echt wat aan het evenement gehad hebben. Je opdrachtgever of manager zal je waarschijnlijk nog meer waarderen. En ze begrijpen dan ook waarom ze jou beter moeten ondersteunen bij de voorbereidingen van het evenement. Misschien komt er wel meer budget vrij, zodat je je werk nog beter kunt doen.
De idealist in mij denkt nog een stapje verder: als ieder persoon die een evenement bezoekt naar huis gaat met de juiste kennis, middelen en netwerk. Dan wordt de impact die hij maakt op bijvoorbeeld zijn werk nóg groter. En daar profiteren zijn klanten weer van. Dat kunnen jij en ik zijn, jouw vrienden, familie en collega’s. Moet je voorstellen hoeveel beter we er allemaal van worden als elke eventplanner die dit leest hiermee aan de slag gaat? Is dat geen mooie gedachte?
Een beter evenement begint bij jezelf.
En hoe je dat gaat doen is aan jou. Hieronder een aantal tips en hulpmiddelen om je op weg te helpen.
Hulpmiddelen
Event Canvas
Er zijn allerlei handige tools die je helpen om beter na te denken over het ontwerp van je evenement. Zo schreef ik eerder over het Event Design en een handig canvas wat je daarbij kan gebruiken. Ik zet dit in bij opdrachtgevers en het werkt enorm goed.
Event Blueprint
Ik had het net al over de tool Event Blueprint. Ook een handig middel. Wat mij betreft ideaal om te gebruiken na de Event Canvas-sessie. Uit het canvas komt namelijk een concept voor je evenement. De Event Blueprint tool helpt je vervolgens om de doelen op een rij te krijgen, mét hulp van bijvoorbeeld de mensen van sales en marketing uit de organisatie.
Experts
Door alle blogs en interviews ontmoet ik erg veel experts die je ook kunnen helpen om een beter evenement te organiseren. Zo valt het me op dat dagvoorzitters daar heel goed in zijn. Ik dacht zelf altijd dat die vooral de presentaties aan elkaar kletsten, maar zij zijn juist heel strategisch ingesteld. Dat merkte ik aan de blogs van Kjell, maar bijvoorbeeld ook in het gesprek met Rens de Jong voor de podcast die ik afgelopen woensdag deelde.
Luister naar de podcasts
Over de podcast gesproken… Ik spreek elke maand met een expert die elk vanuit een andere invalshoek hun visie en tips geven over hoe je je evenement kan verbeteren. Het kan gaan over gastvrijheid, toegankelijkheid, duurzaamheid en over de strategie van je evenement. Je vindt de podcast onder andere op Spotify. Er is ook een aflevering over de Event Blueprint.
Op ontdekkingsreis naar het perfecte evenement
Er leiden meerdere wegen naar Rome. En ik weet ook niet alles. Wat ik wel weet na 5 jaar bloggen over goodies, is dat ik met alleen maar bloggen over goodies jou als eventplanner niet help. De producten zijn slechts een kers op de taart. De focus moet liggen op de taart.
Daarom ga ik mijn nieuwsgierigheid die ik toch al gebruikte voor het zoeken naar goodies en het interviewen van experts nog meer inzetten om jou te helpen.
Het wordt een soort continue ontdekkingsreis naar hoe je een onvergetelijk evenement organiseert. Ik neem jou mee in deze ontdekkingsreis en deel wat ik leer op dit platform. Wil jij je steentje bijdragen en ook een beter evenement organiseren, volg dan mijn reis! En laat vooral ook weten als je vragen hebt over jouw evenement of als je suggesties hebt voor onderwerpen die ik moet behandelen.
