Een evenement heeft altijd een doel. De kans dat dat doel behaald wordt, neemt toe als je gasten zich op hun gemak voelen. Daarom is het belangrijk daar aandacht aan te geven. In dit blog lees je hoe je dat kunt doen.
Iemand die zich op zijn of haar gemak voelt op jouw evenement, staat meer open voor contact en interactie. Bovendien neemt je gast de door jou zorgvuldig georganiseerde beleving beter in zich op.
Maak het comfortabel
Daar zijn allerlei manieren voor. Een goed begin is natuurlijk een warm welkom. Het is handig om de ontvangstbalie in het zicht te zetten vanaf de ingang van de locatie. Plaats hem daar wel een stukje vandaan. Mocht er een rij vormen, dan staat men in ieder geval comfortabel binnen en niet buiten te wachten.
Een ijsbreker is goed voor de sfeer
Is je gast binnen, dan is het belangrijk om de aandacht voor dit punt door te trekken gedurende het evenement. Een netwerkspel biedt uitkomst om de drempel onbekenden aan te spreken te verlagen. Of begin de plenaire sessie eens in een heel andere zaalopstelling. Laat de gasten bij de inloop bijvoorbeeld plaatsnemen in een ‘treinzit’. Vier stoelen tegenover elkaar en het volgende zitje met de rug er tegenaan. Gesprekken komen hierdoor als vanzelf op gang. Geef dit moment wat extra tijd. Vervolgens vraagt de eerste spreker de gasten de stoel een kwartslag te draaien, met het gezicht naar het podium. In een handomdraai staat de zaal dan in theateropstelling.
Vraag hulp aan de dagvoorzitter
Werk je samen met een dagvoorzitter of presentator? Vaak kunnen zij jou hier ook goed mee helpen. Stem samen de mogelijkheden af die het beste passen bij je doelgroep. Een goed voorbeeld maakte ik recent mee. Dagvoorzitter (en voormalig EventGoodies-blogger) Kjell Lutz gaf de aanwezigen bij de opening van het ZEPnl-event een minuutje de tijd om zichzelf voor te stellen aan degene die voor, achter of naast je zat. Een mooi moment. En ik moet eerlijk bekennen; ik zat echt anders op mijn stoel nadat het ijs met de onbekende personen om me heen gebroken was.
Geef gasten een veilig gevoel
Een ander recent praktijkvoorbeeld was tijdens de openingsspeech van de directeur van een bouwbedrijf, wat haar 100-jarig bestaan vierde. Alle gasten werden gewezen op de locaties van de nooduitgangen. De gastheer vond het belangrijk dat iedereen zich hiervan bewust was in het geval van een calamiteit. Bij mij persoonlijk pakte dit gebaar heel goed uit. Ik had dit nog niet eerder meegmaakt en het gaf mij direct het warme gevoel dat men zich bekommerde om mijn veiligheid. Weinig moeite, groots effect. Het is me echt bijgebleven.
Zelfverzekerdheid is fijn
Jezelf zeker voelen is een fijne gemoedstoestand als je een evenement bezoekt. Als eventmanager kun je hier op meerdere vlakken aan bijdragen. Instrueer je crew en toeleveranciers zich zo toegankelijk en proactief mogelijk op te stellen. Zie je een gast zoekende rondkijken? Vraag waarmee je kunt helpen.
Under- of overdressed zijn is geen pretje. Vraagt je evenement om een dresscode? Communiceer hier tijdig en helder over in begrijpbare taal. Wil je nog een stapje verder? Regel een complimententeam wat zorgt voor een welkom feel good-momentje en een blijvende herinnering in de vorm van een persoonlijk, handgeschreven compliment. Of zet een team in voor het verzorgen van een make-up beleving (of touch-up), zodat iedereen zich zeker en perfect verzorgd voelt.
Een evenement bezoeken is voor sommige mensen behoorlijk indrukwekkend. Veel prikkels, het verwerken van informatie, ontmoeten van nieuwe mensen en onwetenheid over wat er gaat gebeuren. Het is een leuke ervaring natuurlijk, maar ook intensief en enerverend.
Met tips als deze help je je gast jouw evenement zo optimaal mogelijk te beleven. En daar pluk jij dan weer de vruchten van!
Foto’s: Arjan Broek
