Er zijn veel soorten registratietools waar je tickets kan verkopen. Welke kies je en benut je wel alle kansen die er zijn? Ik ga in gesprek met Carmen Ferrari van Eventbrite en zij geeft een aantal goede tips.
Als ik in het verleden een kleinschalig evenement organiseerde, dan was het heel logisch om Eventbrite te gebruiken voor de aanmeldingen. En als het een maandelijks evenement was, dan gebruikte ik Meetup. Inmiddels zijn er veel tools en functionaliteiten bij gekomen. Aangezien ik zelf niet zoveel evenementen meer organiseer en er wel allerlei nieuwe tools en variaties op de markt komen, besloot ik iemand van Eventbrite te interviewen. Carmen Ferrari stond me te woord.
Interview
Er zijn steeds meer tools die meerdere dingen kunnen, tickettools, event apps. Welke variaties zien jullie allemaal in de markt?
Klopt, er zijn veel partijen. Sommige richten zich op bepaalde branches. Je hebt registratiesystemen voor zakelijke evenementen – want congressen en beurzen is voor ticketverkoop heel anders dan concerten – maar je ziet ook communitysystemen en systemen die meerdere typen evenementen kunnen faciliteren, zowel grootschalige congressen als concerten en kleinere workshops.
Dat kan best lastig kiezen zijn voor mensen. Wat adviseer jij? Waar moeten ze op letten?
Ten eerste is het zo belangrijk om te weten wie er achter zo’n systeem zit. Het is goed om te kijken of het een internationale speler is of juist een kleinere, lokale partij. Bij grote spelers zit er vaak een groot team van developers die continu de tool verbeteren en ontwikkelen. Kies je voor een lokale partij dan heb je de voordelen dat ze dezelfde taal spreekt, in dezelfde tijdzone zit en ze de lokale markt begrijpen. Ideaal is natuurlijk een combinatie van deze twee.
Je kunt ook kijken of het een one-size-fits-all systeem of juist een modulair systeem is en of het mogelijk is je eigen systemen eraan te koppelen. Grotere organisaties werken vaak met heel wat systemen en dan is het fijn als alles met elkaar integreert. Dit kan je heel veel tijd besparen.
Kijk tot slot ook hoe en wanneer je opbrengsten uitbetaald worden. Is dat na het evenement of kan dat al vooraf? Dat laatste is voor veel organisatoren erg belangrijk, want er zitten nu eenmaal heel veel kosten aan het organiseren van evenementen en veel leveranciers factureren al voorafgaand aan het evenement.
Welke kansen zie jij dat er nog weinig benut worden onder jullie eigen gebruikers?
Mensen maken nog erg weinig gebruik van ticketverkoop via social media. Ze promoten evenementen wel op hun kanalen, maar ze verkopen niet op deze platformen. Als je Eventbrite gebruikt, kunnen je bezoekers tickets kopen of zich registreren via bijvoorbeeld Instagram of Facebook, zonder zich nog apart te hoeven te registreren. Bij Facebook kan het zelfs zonder het social media-platform te verlaten. Dit kan je helpen in de verkoop, want hoe meer stappen mensen moeten doorlopen in het bestelproces, hoe meer er afhaken. Houd het dus kort en simpel, dan is je conversie hoger.
Het valt mij op dat bij Facebook evenementen veel mensen op ‘geïnteresseerd’ klikken, maar uiteindelijk niet naar het evenement komen. Heeft het nog wel zin dat in te zetten?
Er is een overdaad aan Facebook-evenementen, dus je wordt snel vergeten. Plaats het evenement dus niet alleen en wacht dan af of iemand zich aanmeldt. Combineer het met advertenties. Ook onder de mensen die zich al aangemeld hebben, zodat je ze warm houdt.
Daarnaast is Facebook een van de vele kanalen via waar evenementen gepromoot kunnen worden. De kracht zit hem in het breed uitzetten. Zo geef je potentiële bezoekers de mogelijkheid om zich te registeren via het kanaal waar ze zich op dat moment bevinden. Of ze nu op je website zitten, op Instagram of Facebook.
Zie je nog andere kansen die mensen kunnen benutten?
Verkoop meer dan alleen de tickets in je registratieformulier of ticketshop. Denk aan cursusmateriaal, merchandise, Meet & Greets, VIP pakketten etcetera. Vaak zie je dat dit soort toevoegingen op het evenement of in een shop op de website wordt verkocht, maar waarom niet gelijk als mensen hun ticket kopen? Het is veel gemakkelijker voor je bezoeker om alles in één keer te kopen, en daardoor verkoop je dus ook meer.
Hoe denken je dat registratie- en eventsites zich in de toekomst gaan ontwikkelen?
Data gaat een grotere rol spelen bij eventplanning. In de toekomst wil Eventbrite zelf meer informatie kunnen gaan geven over hoe je je evenement kan organiseren en opzetten op basis van metadata inzichten die wij verzamelen doordat er via ons jaarlijks miljoenen tickets worden verkocht. Denk hierbij aan advies over de gemiddelde ticketprijs in een bepaald segment of bepaalde periodes waarin je meer registraties kunt verwachten of wanneer je juist meer moet pushen. Ook een integratie met wearables en het gebruik van NFC op je telefoon wordt belangrijker.
Wat voor advies heb je voor eventplanners qua het omarmen van nieuwe technologie?
Kijk vooral goed of nieuwe technologie zin heeft en of je doelgroep er klaar voor is. Ga niet zomaar investeren en het jezelf moeilijk maken. Als het je niet helpt om meer mensen naar je evenement te krijgen, je geen tijd bespaart en ook niet ten goede komt aan de bezoekerservaring, dan zou ik er twee keer over nadenken. Zorg dat je basis goed is en dat je een goed systeem aanschaft dat je ondersteunt bij de organisatie van je evenement.