Hoe zorg je voor een goede ontvangst van de gasten? En wie gaat het precies doen? In deze blog help ik met het samenstellen van het perfecte gastvrijheidsteam.

Het evenement staat voor de deur. De laatste actiepunten op de to-do-lijst worden afgevinkt. Alles is onder controle. Je bent er klaar voor en hebt er zin in. Heb je ook goed nagedacht over de gastenontvangst? En dan vooral, wie gaat dit doen?

Uitbesteden of zelf doen?

Zoals er voor alle onderdelen van je evenement een bepaalde expertise nodig is, zo is dat ook voor de gastvrijheid. Zaken als catering, entertainment, audiovisuele ondersteuning en foto- of videografen worden in de meeste gevallen via externe partijen ingehuurd. Maar hoe pak je dat nu met de gastvrijheid aan? Zorg in ieder geval dat je een team hebt en je niet alles zelf doet. Je kunt hiervoor de hulp van collega’s vragen of externe hostesses inhuren.

De eerste indruk is essentieel

Om te beginnen is het goed je te realiseren dat de ontvangst een sfeerbepalend moment is. Het creëeren van een warm welkom, het soepel en vlotjes laten verlopen van de registratie en het anticiperen op praktische vragen van je gasten. Een geoliede machine, die ongeforceerd, echt en authentiek moet zijn. Deze eerste indruk is een reflectie van het bedrijf, die voor een aanzienlijk deel de gastenervaring bepaald. Als je je hier volledig van bewust bent, kies je de mensen die je de hospitality laat verzorgen vanzelf zorgvuldig uit.

Stel de belangrijkste vraag

Het inschakelen van medewerkers, kan een voor de hand liggende keuze zijn. De eerste vraag die je hen wat mij betreft wel altijd moet stellen aan een medewerker is; vind je het leuk om onze gasten te ontvangen én heb je er tijd voor?

Het lijkt misschien een open deur, maar vaak genoeg kom ik tegen dat iemand de taak is toebedeeld, zonder dat deze vragen gesteld zijn. Plezier is één van de belangrijkste assets die iemand die de gasten ontvangt nodig heeft. Naast aandacht en het natuurlijke vermogen om er een leuk moment van te maken. Zonder dat ze tijdens hun rol op het evenement blijven piekeren over de stapels werk die nog op het bureau liggen.

Maak goede afwegingen

Voor de gasten is het leuk om een bekende tegen te komen bij binnenkomst. Dit geeft wel meer kans op rijvorming en dat wil je voorkomen. Dit sociale aspect kan de boel een beetje ophouden. Natuurlijk moet er ruimte zijn voor de collega’s om even een praatje te maken met een gast. Ga voor jezelf na waar en vooral wanneer je dit het liefste laat plaatsvinden. Bij de registratie of bijvoorbeeld in de ontspannen sfeer van de ontvangstruimte?
 
In de praktijk zijn er altijd onverwachte situaties. Zo kan het voorkomen dat een zaal vol raakt of er onduidelijkheden zijn over de aanmeldingen voor subsessies. Een externe hostess is vaak in staat hier op een professionele en gastvrije manier mee om te gaan. Waar dit voor eigen medewerkers, tegenover een bekende klant of relatie, soms iets lastiger en gevoeliger kan liggen. Denk hier vooraf over na.

Een combinatie-team

Je kunt ook kiezen voor een mix van eigen mensen en externe hostesses. Het ene sluit het andere namelijk niet uit. Schat in of 1 of meer externen in het team je een beetje extra lucht en houvast zal geven. Een ‘vaste’ hostess bij de ontvangst kan de medewerkers meer gelegenheid geven om zo nu en dan even een rondje te lopen of elders bij te springen.

Persoonlijk vind ik het ook altijd mooi als er geen enkele gast ongezien de deur uit gaat. Dit gevoel neemt men tenslotte mee naar huis. Als je voldoende teamleden verantwoordelijk maakt voor dit moment, dan zal iedere gast het gevoel van oprechte gastvrijheid ervaren én onthouden.

Goede briefing

Je kunt jouw perfecte gastvrijheidsteam invullen met de mensen die jij wilt. Mits jij zorgt voor een goede voorbereiding en briefing. En weloverwogen keuzes maakt. Kijk hierbij ook goed naar het doel van het evenement. Ligt de focus bijvoorbeeld op het versterken van de relatie met de gast, netwerken of kennisoverdracht?

Keuzevragen

Het kan helpen om jezelf, de opdrachtgever of je leidinggevende, een aantal vragen voor te houden:

• Hoe ziet het registratieproces eruit?
• In hoeveel tijd worden er hoeveel gasten verwacht?
• Is er een in- en uitloop van gasten gedurende het hele evenement? Of zijn er piektijden?
• Wil je dat de eigen medewerkers zich van het begin tot het eind tussen de gasten kunnen begeven?
• Hoe wil je het vertrekmoment vormgeven?
• Krijgt iedere gast een bedankje mee?
• Worden er badges of key-cords ingenomen?

De antwoorden leidden je vanzelf naar de beste opties voor jouw evenement.

Gastvrijheid is maatwerk. De samenstelling van jouw ideale team is een leuke taak en verdiend aandacht. Met de juiste afwegingen waarborg jij de kwaliteit van de gastvrijheid op je evenement!