Door alle huidige omstandigheden is het bezoeken van locaties net even anders geworden. Veel evenementenlocaties gaan daar creatief mee om en hebben online hun deuren voor je geopend. Voor jou is dit misschien nieuw. Hoe pak je deze mogelijkheid nu goed aan? In dit blog geven we je een stappenplan.
Meer focus en minder prikkels
Natuurlijk is een online locatiebezoek anders dan je gewend bent. Een aantal zaken kun je niet voelen, zien of ervaren en moet je bewaren tot je ‘live’ locatiebezoek. Maar er zijn ook voordelen. Online kun je je meer focussen. Je hebt minder afleiding doordat er niemand naast je staat die je dingen vertelt terwijl je rondkijkt. Je bepaalt zelf hoe lang je in een ruimte bent. Daarnaast ervaar je tijdens een eventueel vervolgbezoek minder prikkels, omdat je de locatie dan al eens hebt gezien.
Maak een shortlist
Je begint natuurlijk met het zoeken naar je perfecte eventlocatie. Je kunt kijken naar de tips die we eerder deelden. Maak een shortlist van locaties die aan je wensen voldoen. Levert je opdrachtgever of manager al jaren hetzelfde wensenlijstje aan? Dan kan het geen kwaad om daar eens met een frisse blik naar te kijken. Vervolgens kijk je welke van de locaties op je shortlist al een online bezoekmogelijkheid hebben.
En dan… begint de fun!
Als voorbeeld bezochten we de online locatie van Kapellerput in Heeze. De locatie is opgedeeld in de ruimtes die je kunt bekijken. En er is een plattegrond beschikbaar. Het werkt heel eenvoudig. Door middel van de pijltjes kijk je rond. Door op de rondjes op de vloer te klikken, loop je een stukje verder. Sommige rondjes geven een pop-up voor meer informatie, zoals een menukaart. Het lijkt op Google streetview en het voelt een beetje alsof je in je eentje in een snoepwinkel rond mag lopen.
Benut de rust en let op details
Op een aantal zaken kun je nu extra goed letten. Details die je anders snel over het hoofd ziet:
- Is de routing duidelijk en logisch? Nu niemand je begeleidt, ervaar je dit juist beter.
- Hoe valt het licht binnen in de ruimte, komt dat op het scherm?
- Hoe kom je de zaal binnen, wat is de positie van de deur ten opzichte van de spreker?
- Is er tijdens de meeting voldoende loopruimte in de zaal voor de foto- (en video)graaf?
- Past de sfeer en het interieur bij het doel van het evenement?
- Biedt de locatie ruimte voor flexibiliteit bij wijzigingen in aantallen, (corona-)richtlijnen of het programma?
Van de vragen die nog onbeantwoord zijn, maak je een lijstje en deze mail je naar de locatie. Ben je enthousiast na je online bezoek? Dan is het voordeel dat je je opdrachtgever, of collega, ook eenvoudig mee kunt laten kijken via de online tool. Hiermee bespaar je bovendien in tijd en reiskosten.
Zelf vind ik het heel mooi én bewonderingswaardig om te zien hoe eventlocaties zo meebewegen met de mogelijkheden die er nu wel zijn. En met dit soort tools een manier creëeren om hun pareltjes toegankelijk te houden voor bezoekers. Laten we hier vooral gebruik van maken, ons richten op de toekomst en niet vergeten waarom onze branche zo bijzonder is!
