Sluit de gekozen locatie en opstelling wel bij jouw evenement? En als je tussendoor het format aanpast, pas je dan ook de opstelling daarop aan? Ik sprak over dit onderwerp met Jan-Jaap In der Maur.

Op LinkedIn zag ik een reactie van Jan-Jaap In der Maur, eigenaar van dagvoorzitter.nl, over het belang van een goede ruimte-indeling van de zaal. Ik vroeg hem of ik hem hierover mocht interviewen en wat tips wilt delen. En dat heeft hij gedaan! Hij blijkt ook workshops over Interaction Design te geven, hij heeft er dus wel kaas van gegeten.

Waarom vind je de locatie en ruimte-indeling zo belangrijk?
“Het gebeurt regelmatig, dat de geboekte locatie achteraf niet blijkt te passen bij wat je gaat doen met deelnemers. Dat komt omdat de locatie vaak al is geboekt, voordat er grondig is nagedacht over het programma en het concept van de bijeenkomst. Het kan het succes van het evenement echt tegenwerken. De locatie is een onderschat onderdeel van een evenement. Daarbij zie je vaak dat er een verkeerd gebouw is gekozen of het gebouw verkeerd wordt gebruikt.”

Hoe komt dat denk je?
“Mensen kiezen graag voor een en dezelfde opstelling. Dat zijn ze gewend en dat is het makkelijkst. Ze vinden het gedoe om het om te bouwen, locaties sputteren ook weleens tegen en soms kost het extra omdat je dan meerdere zalen nodig hebt.”

Hoe zou je het liever zien?
“Ik laat mensen in m’n workshops een paar stapjes terug doen door middel van een oefening. Eerst denk je na over wat je wilt bereiken, hoe je dit wilt bereiken dan pas kun je zinnig vaststellen wat je daar precies voor nodig hebt. In onze workshops laten we mensen eerst nadenken over de meest ideale locatie, waarbij ze budget en praktische haalbaarheid even los moeten laten.

Het is weleens voorgekomen dat uit de oefening kwam dat een sauna de meest ideale locatie bleek. Dan ga je onderzoeken welke elementen het zo ideaal maakt. Vervolgens zoek je een locatie die zo dicht mogelijk bij dat gevoel in de buurt komt. Het kan bijvoorbeeld te maken hebben met gelijkwaardigheid en het hebben van een naakte basis. Als je dan kiest voor een theater, dan sla je de plank helemaal mis. Bij een theater is alles gemaakt en in scene gezet. Er is dan ook nog eens een podium, waardoor er van gelijkwaardigheid geen sprake is. Als je wat verder nadenkt over de sfeer dan zou misschien zelfs een voetbalkantine veel beter aansluiten. Je moet dan vervolgens nog wel nadenken over de juist aankleding. ”

Welke tips heb je voor eventplanners om dit voortaan beter aan te pakken?
“Laat het idee los dat je de hele dag in 1 zaal moet zitten, met dezelfde opstelling. Steeds vaker zie je meerdere formats op een evenement, maar de zaal verandert niet mee. Als je geen mogelijkheid ziet of budget hebt voor een andere zaal of om mankracht in te huren, kijk dan eens of het een optie is om de deelnemers te laten helpen met het verplaatsen van tafels en stoelen. Dat kan niet altijd, maar vaker dan je denkt. Zo heb ik zelf weleens aan een zaal met 100 CIO’s gevraagd hun jasje uit te doen en helpen met tafels te verplaatsen.”

En als je het samenvat?
“Denk goed na over op welke plek je je bijeenkomst of evenement wilt organiseren. Vervolgens hoe je dit het beste kunt aankleden. En vraag jezelf tot slot af: op welk moment van de dag is welke opstelling het meest effectief?”