Yes! De uitnodigingen zijn verstuurd, de pr is opgestart en de dagvoorzitter geregeld. Dat gaat goedkomen! Maar op welke manier kun je als eventplanner écht optimaal samenwerken met de dagvoorzitter van dienst? Hieronder een paar tips!
Betrek de dagvoorzitter er op tijd bij
Voor beide partijen is het voordelig om tijdig kennis te maken. Een goede dagvoorzitter is flexibel, maar het is onhandig wanneer je pas een dag van tevoren iemand zoekt ‘die de dag wel aan elkaar kletst’. Tijdig betrekken zorgt ervoor dat de dagvoorzitter mee kan denken over de invulling van het evenement. Waardevol, want een dagvoorzitter heeft niet alleen een blik van buitenaf, maar heeft ook voldoende ervaring met verschillende soorten evenementen om iets nieuws aan te kunnen dragen.
Ook voorkom je daarmee miscommunicatie; door vanaf het begin samen te werken, zijn jullie allebei op de hoogte van alle ideeën, obstakels, wensen en no-go’s.
Verstrek de juiste informatie
De dagvoorzitter krijgt op de dag(en) van het evenement vaak vragen van mensen in het publiek. Immers, hij of zij is degene die het hele programma leidt, op de hoogte is van alle sprekers en voortdurend op of rond het podium te zien is. Zorg ervoor dat je met de dagvoorzitter afstemt bij wie het publiek zich kan melden bij vragen of klachten.
Desondanks is het voor de dagvoorzitter ook handig om te weten waar de wc’s zijn, de garderobe, rookruimtes, nooduitgangen en een eventuele EHBO-post. Bij calamiteiten of ongelukken kan de dagvoorzitter de mensen laten weten waar ze heen moeten.
Stimuleer relevante kennismakingen
De dagvoorzitter is zelf vaak proactief in het leggen van contacten en stellen van vragen. Toch is het netjes en handig wanneer je als eventplanner de dagvoorzitter voorstelt aan de technische mensen van licht, geluid en beeld, maar ook aan de sprekers en workshopleiders. Een warme introductie is altijd prettig!
Zorg voor goede bereik- en zichtbaarheid
Als eventplanner ben je het aanspreekpunt voor alle betrokken partijen. In het voortraject en op de dag(en) van het evenement zelf krijg je vragen, moet je onverwachte situaties oplossen en loop je misschien wel achter afspraken aan te bellen. Zorg dat je goed bereikbaar en zichtbaar bent.
De dagvoorzitter heeft wellicht wat laatste vragen, maar kan je ook vragen om op de dag van het evenement zelf iets aan te passen in de presentatie of doet in de pauze suggesties voor aanpassing van de zaalopbouw of podiumpresentatie.
Geef de dagvoorzitter de ruimte
Een goede, professionele dagvoorzitter kent het klappen van de zweep, is oplossingsgericht en kan improviseren indien nodig. Kortom: daar hoef je je geen zorgen over te maken. Geef de dagvoorzitter de ruimte op de dag(en) zelf en geniet van je evenement!
Werk jij altijd samen met een professionele dagvoorzitter? En heb jij iets aan deze tips? Laat het weten!
