Vorige week leerde ik over strategisch netwerkmanagement en hoe je door tafelschikking kan zorgen dat de juiste connecties ontstaan. In deze blog deel ik de highlights.

Met Connecting the Dots, georganiseerd door Momice, leer je hoe je je evenement naar een hoger plan tilt. Of zoals ze het zelf mooi zeggen: ze stomen eventprofessionals klaar voor de toekomst. De kennissessie die ik bezocht was deel 4 van een reeks van 5 evenementen.

Meest gastvriendelijke ontvangst ooit

Het begon al goed bij de registratie. Er stond iemand klaar die m’n naam op z’n tablet tikte en ik was geregistereerd. Hoppa, geen gedoe. Er stond ook een hostes klaar die m’n jas aannam. En in plaats van mij te vertellen waar ik heen moest lopen, liep ze helemaal met mee en maakte een praatje. Bij de foyer stond de CEO van Momice en de spreker klaar om me een handje te geven. En daarna verwees de hostes mij door naar een tafel waar een medewerker van Momice. Daar zorgde de medewerker dat ik werd voorgesteld aan de andere gasten die er stonden. En zo kon ik heel natuurlijk beginnen met netwerken.

Dat de hostes met mij meeliep en ik persoonlijk werd begroet door meerdere mensen, inclusief de twee gastheren van de dag, geeft je het gevoel dat je welkom bent en dat je bezoek gewaardeerd wordt. Ongeacht wie je bent en wat je achtergrond is.

Opening tijdens lunch

Na het ontvangst werden we verzocht naar de zaal te gaan. Daar stonden ronde tafels mooi opgedekt met tafelkaartjes. De CEO, Rutger Bremer, heette ons welkom en daarna begon de lunch. Wat echt heel fijn is trouwens. Een ontvangsttijd van 10.30 uur zodat je niet in de file staat. Even netwerken en daarna lunchen. Een fijne en relaxte start van het evenement.

Na de opening van Rutger en het voorgerecht was het de beurt aan de spreker. Jean Paul Wijers vertelde over zijn werk en deelde zijn kennis met ons. Het thema was strategisch netwerkmanagement.

Hoe wij werden ontvangen en dat er een tafelschikking was, was allemaal onderdeel van de kennis die ze gingen delen. We hebben nu zelf kunnen ervaren hoe het is en voelt en vervolgens leerden we hoe je dit in de praktijk kan brengen.

Strategisch netwerkmanagement is ontzorgen

Wat Rutger in z’n opening heel terecht vertelde is dat je vaak op evenementen aan je lot wordt overgelaten. Of een evenement waardevol is, is dus vaak toeval. Dat is zonde en je kunt als organisatie dit gewoon regisseren. Jean-Paul vertelde heel mooi dat het eigenlijk gaat om het ontzorgen van ingewikkelde momenten. Want een evenement bezoeken op een locatie die je niet kent, mensen die je niet kent en hoogte krijgen wat je nu precies moet of mag doen is soms ook ingewikkeld. Er gebeurt teveel tegelijk. Aan jou als eventplanner de taak om rust te creëren en aandacht te geven aan je gasten.

Placering – een mooi woord voor tafelschikking – is nodig om goede gesprekken te laten plaatsvinden. Maar het is ook veel werk. Hoe beter je het voorbereid, hoe groter het effect. Ga hier dus alleen mee aan de slag als netwerken belangrijk is voor de bezoekers. Het is ook belangrijk om de tips die hierna komen allemaal op te volgen. Doe het helemaal of doe het niet, want het half doen werkt niet.

tips voor het tafelschikken

Oke, tijd voor de concrete uitleg. Hoe organiseer je tafelschikking?

Benodigdheden

Voor een goede tafelschikking heb je het volgende nodig:

• Tafelkaartjes.
• Eventueel stoelkaartjes om mee te geven aan de gast, zodat ze weten waar ze moeten zitten.
• Rijnummers of vakstandaarden. Dit is vooral handig bij grotere evenementen.
• Genodigdenlijst.
• Plattegronden van de tafelindelingen.

Hoe ga je het aanpakken?

Je moet van tevoren goed nadenken en besluiten hoe je het gaat aanpakken. Vragen die je jezelf moet stellen zijn:

• Wie komt wanneer aan?
• Wie begroet wie bij de aankomst?
• Wie begeleidt wie?
• Wie wordt er aan wie voorgesteld?
• Wie zit waar?
• Wie moet wie ontmoeten?
• Wie neemt afscheid van wie?

Tafelschikking bepalen

Het indelen van de mensen op de juiste plek is best ingewikkeld. We kregen hier uitleg over en een oefening, en het is echt even puzzelen. Wat belangrijk is, is om het doel van het evenement in je achterhoofd te houden. Staar je bijvoorbeeld niet blind op dat je alle directeuren bij elkaar aan tafel zet, omdat je weet dat ze dat kunnen waarderen. Terwijl het misschien juist de bedoeling is dat ze kennis maken met mensen die ze anders niet gauw spreken. Zorg ook dat er aan elke tafel een host of gastheer/vrouw zit.

Voorbereiding

We kennen allemaal de uitdaging wel van de gastenlijst die continu verandert. Het is het handigst om met maximaal 3 versies te werken:

• De eerste gastenlijst en tafelschikking maak je na de RSVP datum. Deze stuur je naar de directeur of opdrachtgever, zodat hij/zij weet welke mensen er komen.
• De tweede versie maak je tussentijds, op basis van feedback van je directeur/opdrachtgever over de tafelschikking.
• De derde versie maak je zo dicht mogelijk op het evenement. Indien mogelijk zelfs op de dag zelf. Daarna print je alle documenten. Alles wat hierna nog verandert, moet je handmatig aanpassen.

Op de dag van het evenement, voor de gasten aankomen, zorg je dat de registratiebalie en de tafelkaartjes in de zaal klaarstaan.

Tijdens de aankomst

Zodra de gasten aankomen deel je eventueel de stoelkaarten uit en zorg je dat het team klaarstaat om bezoekers naar de juiste plek te begeleiden. Dit kan even een pittige klus zijn.

Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat mensen soms niet op hun eigen plek willen zitten. Leg dan goed uit waarom het belangrijk is dat ze dit wel doen: het succes van het evenement is belangrijker dan de wens van de individu.

Ook kunnen mensen soms hun plek niet vinden of lijkt het alsof er twee mensen op dezelfde plek zijn ingedeeld. De hosts kunnen dan uitzoeken wat er aan de hand is en wie van de twee per ongeluk op de verkeerde plek zit.

Wanneer bijna iedereen binnen is, doe je het volgende:

• Je bekijkt welke lege plekken er zijn.
• Kijkt welke mensen je nog verwacht. Van sommige mensen weet je bijvoorbeeld zeker dat ze komen en nog onderweg zijn.
• Welke lege plekken er absoluut nog opgevuld moeten worden.

Conclusie

Connecting the Dots vind ik echt een heel sterk evenement. Het mooiste vond ik hoe je zelf kon ervaren wat je die middag ging leren. Bij tafelschikking dacht ik altijd aan bruiloften, maar ik weet nu dat het ook zeer nuttig is voor zakelijke evenementen. Ik hoop dat jij wat aan deze tips hebt gehad.

De laatste bijeenkomst in de serie van Connecting the Dots vindt plaats op donderdag 16 april. Denis Doeland is ‘business hacker’ en vertelt hoe evenementen bijdragen aan duurzame relaties. Je kunt je nu alvast voorregistereren.

Deze blog is gemaakt in samenwerking met Momice. Meer informatie vind je in onze disclaimer.