Er is een tijd van komen en een tijd van gaan. Hoe richt jij het vertrekmoment in? In dit blog vertel ik je graag hoe je dit moment goed benut, zodat iedere gast met een tevreden en warm gevoel naar huis gaat. Het vertrek is een cruciaal onderdeel.
Wat mij betreft verdient het vertrek van je gast minstens net zo veel aandacht als de ontvangst. Met aandacht voor het uitzwaaien verleng je de beleving en rond je je evenement gastvrij af. De laatste indruk gaat mee naar huis, de herinnering blijft beter hangen. Een cruciaal onderdeel waarmee je een positieve bijdrage levert aan de ROI van je evenement.
Kort geleden woonde ik een inspirerende presentatie bij van Nienke Bloem. Zij is expert op het gebied van Customer Experience en spreekt daar wereldwijd over. Nienke vertelde onder andere dat iedereen bij een gebeurtenis of klantenervaring de pieken en het einde onthoudt. Dus ook bij jouw evenement!
Ervaring bepaalt impact
Deze momenten zijn bovendien heel goed vooraf te organiseren. Waarom aan het toeval overlaten? Zonde. En een gemiste kans. Waardevolle gastenervaringen dragen bij aan de perceptie die de gast heeft bij het bedrijf of merk wat jouw evenement vertegenwoordigd. Deze ervaringen bepalen voor een groot deel de impact van je evenement. Als je voor een maximaal resultaat gaat, zorg je er dus voor dat je tijdig en goed nadenkt over hoe je je gasten wilt verassen én uitzwaaien.
Waardevolle feedback
Vertrekkende gasten zijn voor jou als eventmanager een waardevolle bron van informatie. Door op dat moment naar het leukste moment van de dag te vragen, krijg je de meest pure reacties. De ervaring en beleving van het evenement is nog vers. En het geeft je een goed beeld van hoe de dag is verlopen. Natuurlijk kun je ook een survey versturen die je gast bij thuiskomst ontvangt. Maar legt men het even opzij, dan is later het gevoel toch al een beetje gekleurd. De verse reacties zijn bovendien van belang voor de evaluatie. Ze vormen mooie input waar jij iets aan hebt bij de organisatie van een volgend evenement.
Creëer een aandachtsmoment
Er zijn eenvoudige manieren om wat tijd voor persoonlijke aandacht te creëeren. Bijvoorbeeld door de badge of keycord in te nemen of een aandenken aan het evenement mee te geven. Tijdens deze handeling bedank je iedere gast voor hun komst en wens je ze een goede reis naar huis. Een ander idee is om de directie te betrekken bij het vertrekmoment. Let er wel op dat iemand de handen vrij houdt voor een goede doorstroom. Bespreek hun rol goed van tevoren en kijk eens wat voor reacties dit oplevert.
Organiseer het vertrek zorgvuldig
Neem het vertrek mee in de briefing en spreek je verwachtingen aan je team uit. Verzeker jezelf ervan dat er voldoende mensen zijn om dit onderdeel te verzorgen. Helemaal als je door het programma niet goed in kunt schatten wanneer de gasten het evenement verlaten. Als je dit goed op orde hebt, gaat er niemand onopgemerkt de deur uit.
Er zijn natuurlijk tal van mogelijkheden om het vertrekmoment mee aan te kleden. Afhankelijk van je budget kun je het zo gek maken als je wilt. Van het inzetten van een act of een feedbacktool tot een mooie, kwalitatieve give-away. Of je houdt het puur en persoonlijk door de badge in te nemen in ruil voor een fris pepermuntje. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Aandacht voor je gast bij het vertrek heeft, in welke vorm dan ook, een positieve invloed op de gastenervaring en daarmee het succes van je evenement!
