Voorbespreking bij de locatie; waar let je op?

De keuze voor een locatie is een belangrijk moment in het organisatieproces van je evenement. Zodra deze keuze is gemaakt, wordt het plan alweer veel concreter. In dit blog lees je welke praktische zaken je nog specifieker uit kunt vragen tijdens je voorbespreking met de locatie.

Natuurlijk heb je al op veel zaken gelet tijdens het eerste locatiebezoek. Een checklist is hierbij een handig middel. Op basis van de wensen en behoefte heb je een match gemaakt en je perfecte locatie uitgekozen. Nu gaat de invulling beginnen en ga je op bezoek voor een voorbespreking.

Gastvrijheid is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Wat voor type evenement je ook organiseert, het heeft een grote invloed op hoe je gasten de dag beleven én op de ROI.

Verschillende onderdelen zijn direct (of indirect) van invloed op de gastvrijheidsbeleveving. Richting je gasten, maar ook richting je leveranciers. Het is daarom belangrijk om daar samen met de locatie extra aandacht aan te besteden.

We zoomen in op een aantal punten.

Zorg voor een goede toegankelijkheid

Hoe je gasten de aankomst en ontvangst ervaren staat wat mij betreft met stip op 1. Leg je contactpersoon dan ook zeker deze vragen voor;

• Doet de locatie iets qua bewegwijzering tijdens je evenement?
• Is de route van het parkeren naar de ingang duidelijk genoeg?
• Wat gebeurt er zodra een gast binnen is?
• Zijn er medewerkers om de gasten te ontvangen en verwijzen of ga je dit zelf regelen?
• Wat zijn de voorzieningen voor minder valide gasten en hun begeleiders?

Vraag ook vanaf hoe laat en waar je leveranciers zich kunnen melden. Vaak zijn daar aparte ingangen voor. Je wilt voorkomen dat zij, soms in alle vroegte, voor een dichte slagboom komen te staan.

Tip: tijdens de ontvangst wordt vaak gevraagd hoe het uitrijden geregeld is. Stem dit van te voren goed af met je opdrachtgever en de locatie. Neem het mee in de briefing aan de mensen die de ontvangst verzorgen. Het staat onprofessioneel als zij deze vraag niet direct kunnen beantwoorden.

Let op de akoestiek

Het belang van een goede akoestiek wordt vaak onderschat. Je doet er goed aan om de akoestiek een grote rol te laten spelen bij de keuze voor de ruimtes die je gaat gebruiken. Focus je hierbij niet alleen op de zalen waar sprekers een presentatie geven. De ruimtes waar de pauzes en het netwerken plaatsvinden, zijn minstens zo belangrijk. Meer dan eens heb ik een afsluitende borrel meegemaakt waarbij je echt moeite hebt elkaar te verstaan. Dat is zo zonde van de investering.

Met een goede akoestiek raak je minder snel vermoeid en kun je je beter concentreren op je gesprek. Je raakt minder afgeleid en je aandacht is daar waar hij moet zijn. Wil je zeker weten dat het goed zit met de akoestiek? Vraag dan of je een keer mag langskomen wanneer er een groter gezelschap aanwezig is en je de proef op de som kunt nemen.

Laat de techniek het programma ondersteunen

Je eerste vraag is natuurlijk wat er aanwezig is qua stroomvoorziening, licht en geluid. Vervolgens stel je vast wat er aanvullend nodig is. Bij een interactief programma is een extra microfoon, waar de dagvoorzitter mee door de zaal loopt, of een Catchbox een handige aanvulling. Ga na of dit via de locatie geregeld kan worden of dat je zelf een externe partij inschakelt.

Afhankelijk van de middelen waarmee je gaat werken, zoals projectie- of LED-schermen, is de lichtinval in de zaal een belangrijk punt. Hoe draait de zon, is het licht door de raampartijen te filteren of verduisteren? Allemaal zaken die invloed hebben op het kijk- en leescomfort van je gasten.

Wees voorbereid op onverwachte situaties

Uiteraard wil je ook weten hoe de technische support tijdens het evenement wordt ingevuld. Zijn er meerdere personen beschikbaar of is er een allrounder vanuit de locatie aanwezig? Iemand die ervaring heeft met AV, licht én geluid? Of zet je een externe specialist in die de regie in handen heeft? Soms is het verleidelijk je sec te laten leiden door budget. Als je er echter zeker van wil zijn dat de techniek het progamma perfect ondersteunt, is het goed om op safe te spelen. Eén persoon kan immers maar één onverwachte situatie tegelijk oplossen.

Stel je technische team zorgvuldig samen

Een storende microfoon of hick-up in de presentatie is zo’n overwachte situatie. Dit heeft veel effect op je gasten. Vaak wordt er wat makkelijk gedacht over hoe dat in de zaal overkomt. Onderschat dat niet. Het haalt hoe dan ook de aandacht weg van de boodschap. Of je nu een zaal hebt met 80 gasten of 300, dat wil je niet. Met een goed en volledig team anticipeer je op dit soort situaties.

Tip: Bestaat je team uit een externe partij en mensen vanuit de locatie? Stel ze op de werkvloer dan even aan elkaar voor. Dit is een kleine moeite die de samenwerking en het teamgevoel bevorderd.

Met de antwoorden op de bovengenoemde vragen vul je het ontwerp van je evenement alweer een stuk verder in. Wat je nodig hebt aan informatie is natuurlijk sterk afhankelijk van het soort evenement. Daarom zijn er ongetwijfeld nog zaken die hier niet benoemd zijn.

Ik ben dan ook heel benieuwd; mis je nog iets belangrijks? Op welke punten let jij tijdens zo’n voorbereidingsbezoek?